Recruiting-KPIs richtig messen: Schritt-für-Schritt

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum manche Unternehmen im Recruiting scheinbar immer einen Schritt voraus sind? Der Schlüssel liegt oft in den richtigen KPIs. Mit klar definierten Kennzahlen können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten, Zeit sparen und die richtigen Talente finden – besonders in hart umkämpften Bereichen wie IT oder Engineering. Aber wie geht man das Ganze am besten an?

Die Antwort: Schritt für Schritt. Vom Festlegen Ihrer Ziele über die Auswahl passender KPIs bis hin zur Analyse und Optimierung – ein strukturierter Ansatz macht den Unterschied. Wichtig ist dabei, sich auf wenige, aber aussagekräftige Kennzahlen zu konzentrieren, wie z. B. Time-to-Hire oder Quality-of-Hire. So behalten Sie den Überblick und können datenbasierte Entscheidungen treffen, die wirklich zählen.

Auch Tools und Dashboards spielen eine zentrale Rolle. Moderne Systeme helfen Ihnen, Ihre KPIs präzise zu messen, DSGVO-konform zu bleiben und den Recruiting-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Und keine Sorge: Es geht nicht darum, alles auf einmal perfekt zu machen. Kleine, gezielte Schritte reichen oft aus, um große Fortschritte zu erzielen. Denn letztlich gilt: Wer seine Daten versteht, versteht auch sein Recruiting.

Kennzahlen, mit denen sich Erfolg im Recruiting messen und das Budget besser planen lässt

Schritt 1: Ziele definieren und die richtigen KPIs auswählen

Bevor Sie mit der Messung starten, sollten Sie zunächst klare Recruiting-Ziele festlegen. Ihre KPIs sollten dabei sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Unternehmensziele widerspiegeln ^[9]. Nur so können Sie Ihren aktuellen Stand bewerten, Schwachstellen erkennen und gezielte Maßnahmen ableiten. Doch wie finden Sie die richtigen KPIs? Hier ein Überblick.

Langfristige und kurzfristige KPIs unterscheiden

Es ist wichtig, zwischen kurzfristigen und langfristigen KPIs zu unterscheiden. Kurzfristige KPIs liefern schnelle Einblicke in die Effizienz Ihrer Prozesse, während langfristige KPIs die nachhaltige Qualität Ihrer Einstellungen bewerten. Ein gutes Beispiel für eine kurzfristige Kennzahl ist die Time-to-Hire, die zeigt, wie schnell offene Stellen besetzt werden. Auf der anderen Seite steht die Quality-of-Hire: Diese Kennzahl, die sich etwa durch Leistungsbewertungen neuer Mitarbeitender oder deren Verbleibquote nach der Probezeit messen lässt, liefert erst nach einigen Monaten verwertbare Ergebnisse. Dabei gilt es auch, zwischen sogenannten Lagging Indicators (Rückblick auf vergangene Ergebnisse) und Leading Indicators (Hinweise auf zukünftige Entwicklungen) zu unterscheiden ^[8]. Diese Differenzierung bildet die Grundlage für eine gezielte Anpassung an Ihre Branche.

KPIs für IT-, Engineering- und Sales-Recruiting

In stark umkämpften Bereichen wie IT, Engineering und Sales spielen branchenspezifische KPIs eine zentrale Rolle. Hier ist der Time-to-Hire-Wert besonders relevant, da Top-Talente in diesen Bereichen schnell eingestellt werden müssen ^[10][11]. Eine kurze Einstellungsdauer verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Candidate Experience ^[11]. Ebenso wichtig ist die Kennzahl „Qualifizierte Kandidaten pro Bewerbung“. Statt möglichst viele Bewerbungen zu generieren, sollten Sie darauf abzielen, die richtigen Talente anzusprechen. Für IT- und Engineering-Positionen bedeutet das beispielsweise, in Stellenanzeigen konkrete Technologien und Projekte zu nennen, um gezielt Kandidat:innen mit den passenden Fähigkeiten anzusprechen ^[10][12].

Ein weiterer Aspekt ist die Einarbeitungsdauer: Im IT-Bereich benötigen neue Mitarbeitende im Durchschnitt 28 Wochen, um ihre volle Produktivität zu erreichen. Bei Hochschulabsolvent:innen sind es sogar 40 Wochen ^[11]. Die Kosten bis zur vollständigen Produktivität belaufen sich dabei auf über 37.000 US-Dollar ^[11].

Fokus auf 3 bis 7 essenzielle KPIs

Nachdem Sie die für Ihre Branche relevanten KPIs definiert haben, sollten Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen konzentrieren. Es ist verlockend, möglichst viele Datenpunkte zu verfolgen, doch das kann schnell unübersichtlich werden. Stattdessen empfiehlt es sich, mit 3 bis 7 Kern-KPIs zu starten, die direkt mit Ihren spezifischen Recruiting-Zielen verknüpft sind ^[13][14].

Katja Kühne, Mitgründerin von GOhiring, erklärt dazu: „Auch wenn konkrete Zahlen sich leichter erheben lassen, sind qualitätsbasierte KPIs in unserem Recruiting-Prozess dennoch wichtig. Ob jemand zu unserer Firmenkultur passt, lässt sich oft nicht in Zahlen messen. Wir haben daher eigene Kultur-Kriterien entwickelt, nach denen wir Kandidat:innen screenen." ^[2]

Achten Sie darauf, dass Ihre KPIs messbar sind, sich mit Branchenbenchmarks vergleichen lassen und eine ausgewogene Mischung aus quantitativen und qualitativen Faktoren darstellen ^[2][15]. Für jeden KPI sollten Sie klare Zielwerte definieren, idealerweise basierend auf Durchschnittswerten Ihrer Branche. Außerdem sollten Ihre Recruiting-Tools in der Lage sein, diese Kennzahlen zuverlässig zu erfassen ^[2][13][14].

Schritt 2: Messsysteme einrichten

Sobald Sie Ihre zentralen KPIs definiert haben, ist es an der Zeit, ein zuverlässiges Messsystem aufzubauen. Ohne klare Definitionen entstehen ungenaue Daten, die schwer vergleichbar und kaum sinnvoll analysierbar sind. Ein solides Fundament ist entscheidend für präzise Auswertungen und gezielte Verbesserungen.

Klare KPI-Definitionen und Berechnungsformeln

Jeder KPI braucht eine eindeutige Definition und eine klar verständliche Berechnungsformel. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Kennzahlen einheitlich interpretieren und messen. Zum Beispiel: Wann beginnt die Messung der Time-to-Hire? Ist es der Tag der Stellenveröffentlichung oder der Eingang der ersten Bewerbung? Und wann endet sie – mit der Vertragsunterzeichnung oder dem ersten Arbeitstag? Solche Parameter sollten Sie schriftlich festhalten ^[9][12].

Bei der Cost-per-Hire ist es wichtig, genau zu bestimmen, welche Kosten berücksichtigt werden. Gehören dazu nur die Ausgaben für Stellenanzeigen und Agenturgebühren oder auch interne Personalkosten und Onboarding-Aufwendungen? Neben quantitativen Daten wie Zeit, Kosten und Bewerberzahlen sollten Sie auch qualitative Aspekte wie die Qualität der Kandidat:innen oder deren Zufriedenheit einbeziehen ^[6]. Einheitliche Definitionen erleichtern nicht nur den Vergleich innerhalb der Branche, sondern auch die Identifikation von Verbesserungspotenzialen ^[7][9][12].

Deutsche Formate verwenden

Achten Sie darauf, deutsche Standards bei der Datenformatierung zu nutzen. Das bedeutet: Datumsangaben im TT.MM.JJJJ-Format (z. B. 16.12.2025), Zahlen mit Komma als Dezimaltrennzeichen und Punkt als Tausendertrennzeichen (z. B. 1.234,56) sowie Währungsangaben in Euro (€). Diese Konventionen sorgen für klare Kommunikation und minimieren das Risiko von Missverständnissen.

Ein umfassendes KPI-Glossar erstellen

Ein gut strukturiertes KPI-Glossar ist unverzichtbar. Darin sollten Definition, Berechnungsweise, Datenquelle und der Berichtszeitraum jedes KPIs festgehalten werden ^[16][17]. Ergänzen Sie außerdem den Zweck der jeweiligen Kennzahl und prüfen Sie, ob sie für Ihre Unternehmensziele relevant, zuverlässig messbar und mit Benchmarks vergleichbar ist ^[6].

In Bereichen wie IT, Engineering und Sales können branchenspezifische Dokumentationen helfen, unterschiedliche Anforderungen an Kandidat:innen präzise zu erfassen. Notieren Sie, welche Recruiting-Tools welche Daten liefern, wer für die Datenerhebung verantwortlich ist und in welchen Intervallen die Kennzahlen ausgewertet werden. So schaffen Sie Transparenz und eine klare Verantwortungsverteilung im gesamten Team.

Schritt 3: Tools und Dashboards für das Tracking nutzen

Nachdem Sie in Schritt 2 die Messsysteme festgelegt haben, geht es nun darum, die richtigen Tools auszuwählen, um Daten effizient zu erfassen und auszuwerten. Ohne die passenden Werkzeuge steigt der manuelle Aufwand, und Fehler schleichen sich leichter ein. Hier erfahren Sie, wie Sie Tools optimal nutzen, um Ihre KPIs zu visualisieren und langfristig zu optimieren.

Woher Sie Ihre Daten beziehen

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist oft die zentrale Quelle für wichtige Daten – von der Time-to-Hire bis hin zu Ablehnungsquoten. Viele spezialisierte Plattformen ermöglichen eine Echtzeit-Überwachung von KPIs und bieten die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen ^[20]. Einige Systeme punkten mit besonders leistungsfähigen Reporting-Funktionen ^[5], während integrierte HRIS-Lösungen häufig als zentrale Datenquelle für alle HR-Prozesse dienen ^[6]. Ergänzend dazu können klassische HR-Software-Lösungen wertvolle Einblicke in die Cost-per-Hire liefern, indem sie den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung abbilden ^[5][6]. Für die Analyse Ihrer Karriereseite eignen sich Web-Analytics-Tools, mit denen sich Besucherzahlen, Verweildauer und besonders beliebte Seiten auswerten lassen ^[20].

Ein KPI-Dashboard erstellen

Um ein effektives Dashboard zu erstellen, sollten Sie klare Recruiting-Ziele definieren, etwa eine höhere Reichweite Ihrer Karriereseite oder einen Anstieg qualifizierter Bewerbungen. Wählen Sie KPIs, die diese Ziele messbar machen, und achten Sie darauf, sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu berücksichtigen ^[7]. Die meisten ATS oder HR-Software-Lösungen bieten integrierte Dashboards, die Ihre Daten automatisch visualisieren und Trends über einen bestimmten Zeitraum nachvollziehbar machen ^[7][19][6].

Ein Beispiel aus der Praxis: Im Juli 2025 nutzte ein Unternehmen eine Revenue-Intelligence-Lösung in Kombination mit einer HRIS-Integration, um Diversität im Recruiting zu fördern. Das Ergebnis: 60–70 % der Bewerber:innen kamen aus diversen Gruppen, und 50 % der Neueinstellungen waren Frauen oder gehörten unterrepräsentierten Minderheiten an ^[18].

Datenqualität und DSGVO-Konformität sicherstellen

Neben der Datenerfassung ist die Einhaltung der DSGVO unerlässlich. Automatisierte Qualitätsprüfungen und regelmäßige Audits helfen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Diese verlangt, dass personenbezogene Daten korrekt, aktuell und sicher verarbeitet werden ^[21]. Als Verantwortlicher für die Daten sind Sie verpflichtet, diese Standards einzuhalten ^[21]. Zentralisieren Sie Ihre HR- und Recruiting-Daten in einer einzigen, verlässlichen Quelle, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten ^[22][23]. Automatisierte Tools zur Datenprüfung und Echtzeit-Erfassung minimieren Fehler und sorgen für präzise KPIs. Durch die Automatisierung manueller Prozesse können Sie außerdem Zeit sparen und die Datenqualität verbessern ^[20].

Mit der zunehmenden Nutzung von KI im Recruiting – Anfang 2025 setzten bereits 37 % der Unternehmen weltweit generative KI ein ^[4] – wird es immer wichtiger, regelmäßige Audits durchzuführen. Diese stellen sicher, dass Transparenz, Fairness und die DSGVO- sowie EU AI Act-Vorgaben eingehalten werden.

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Schritt 4: Ergebnisse analysieren und Performance verbessern

Nachdem Sie Ihre KPIs erfasst haben, steht die Analyse der gesammelten Daten an. Nur durch eine gründliche Auswertung der Zahlen können Sie langfristige Verbesserungen im Recruiting erzielen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Trends zu erkennen, Schwachstellen aufzudecken und Ihre Strategie gezielt zu verfeinern. Die Analyse bildet somit die Basis für alle weiteren Optimierungen.

KPIs richtig interpretieren

KPIs entfalten ihren tatsächlichen Nutzen erst im Vergleich zu relevanten Benchmarks und bisherigen Trends. Eine isolierte Zahl – wie beispielsweise eine Time-to-Hire von 45 Tagen – sagt wenig aus, wenn sie nicht im Kontext von Branchenstandards, regionalen Besonderheiten oder den aktuellen Bedingungen des Arbeitsmarktes betrachtet wird ^[6]. Es ist daher ratsam, Ihre KPIs regelmäßig mit Branchenbenchmarks abzugleichen. Visualisieren Sie Ihre Ergebnisse mithilfe von Dashboards, die Diagramme, Tabellen und Infografiken enthalten. Diese Darstellung macht Fortschritte nicht nur nachvollziehbar, sondern auch leicht kommunizierbar ^[7]. Wichtig: Steigende Kosten können gerechtfertigt sein, wenn sie mit einer höheren Zufriedenheit der Kandidat:innen oder einer verbesserten Mitarbeiterbindung einhergehen ^[15].

Ursachen für Schwachstellen aufdecken

Um Engpässe zu identifizieren, sollten Sie den gesamten Recruiting-Funnel analysieren – von der Kandidatengewinnung bis hin zur Einstellung. Eine systematische KPI-Strategie umfasst dabei mehrere Schritte: die Analyse der aktuellen Situation, das Setzen klarer Ziele, die Auswahl passender Kennzahlen und die Ableitung konkreter Maßnahmen. Untersuchen Sie, an welchen Punkten Bewerber:innen den Prozess abbrechen oder wo es Verzögerungen gibt. Automatisierte Tools können dabei helfen, die Effizienz zu steigern, doch die strategischen Entscheidungen sollten weiterhin in Ihrer Hand bleiben.

Sobald die Schwachstellen erkannt sind, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um den Prozess zu verbessern.

Kontinuierliches Testen und Anpassen

Regelmäßige Überprüfungen Ihrer Recruiting-Prozesse sind essenziell, um Schwachstellen frühzeitig aufzudecken und Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen ^[15]. Testen Sie Änderungen, wie zum Beispiel optimierte Stellenbeschreibungen, neue Interview-Formate oder alternative Sourcing-Kanäle, und messen Sie die Auswirkungen dieser Anpassungen. Vergleichen Sie dabei die KPI-Entwicklung vor und nach den eingeführten Maßnahmen. So schaffen Sie einen Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, der Ihr Recruiting Schritt für Schritt effizienter gestaltet.

Schritt 5: KPIs in Ihre Organisation integrieren

Nachdem Sie Ihre KPIs präzise gemessen und analysiert haben, ist der nächste Schritt, diese Ergebnisse in die Organisation einzubringen. KPIs entfalten ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn sie aktiv in Entscheidungsprozesse eingebunden sind. Laut einer Umfrage betrachten 89 % der HR-Professionals die KPI-basierte Erfolgsmessung als essenziell für modernes Recruiting ^[1]. Hier erfahren Sie, wie Sie Verantwortlichkeiten definieren, KPIs strategisch verankern und mit externen Partnern effektiv zusammenarbeiten können.

Verantwortlichkeiten für KPIs definieren

Damit KPIs sinnvoll genutzt werden, muss klar sein, wer für welche Kennzahlen zuständig ist. Im HR-Bereich liegt die Gesamtverantwortung, während Hiring Manager spezifische KPIs wie die Hiring Manager Satisfaction oder die Quality of Hire überwachen. Die Geschäftsführung hingegen sollte strategische Berichte wie die Cost-per-Hire erhalten. Diese klare Rollenverteilung sorgt dafür, dass KPIs nicht nur gemessen, sondern auch aktiv genutzt werden, um Prozesse zu verbessern.

KPIs mit den Zielen des Unternehmens verbinden

Die Relevanz von KPIs steigt, wenn sie direkt mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft sind. Ihre Kennzahlen sollten sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Ziele Ihrer Organisation reflektieren ^[9]. Beispielsweise könnten Recruiting-Ziele die Expansion in neue Märkte oder die digitale Transformation unterstützen ^[25]. Nutzen Sie das SMART-Prinzip (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden), um klare und erreichbare Ziele zu definieren ^[9][24]. HR sollte hier als aktiver Gestalter verstanden werden, der die Unternehmensstrategie mit vorantreibt ^[24][25].

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Externe Personalberatungen können eine wertvolle Unterstützung beim KPI-Tracking bieten. Durch transparente Berichterstattung und Service-Level-Agreements (SLAs) wird die Zusammenarbeit effizienter ^[14][1][3]. Ein gutes Beispiel ist getexperts: Hier erhalten Sie während des gesamten Prozesses Zugriff auf Performance-Daten. Diese datenbasierte Zusammenarbeit ermöglicht es, Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Quality of Hire kontinuierlich zu verbessern. Mit einem Netzwerk von über 4.000 Expert:innen und einem erfolgsbasierten Vergütungsmodell wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf messbare Ergebnisse hinarbeiten.

Fazit: Besseres Recruiting durch Daten

Das Messen von Recruiting-KPIs kann Ihre Personalbeschaffung in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln. Johnny Campbell von SocialTalent bringt es gut auf den Punkt:

„Wenn Sie nur die Geschwindigkeit messen, werden Recruiter schnelle Einstellungen über qualitativ hochwertige Besetzungen priorisieren. Wenn die Kosten im Mittelpunkt stehen, wird das Hiring transaktional statt strategisch. Aber wenn Sie die geschäftlichen Auswirkungen der Einstellung messen, verwandelt sich Recruiting von einem operativen Prozess in einen Wettbewerbsvorteil" ^[26].

Ein datenbasierter Ansatz bringt Licht ins Dunkel: Sie erkennen, wo Prozesse reibungslos laufen und wo es hakt ^[9][5]. Entscheidungen basieren dann auf messbaren Fakten statt auf Bauchgefühl ^[27]. Die fünf Schritte – von der Zielsetzung über die Implementierung von Messsystemen bis hin zur Integration in die Organisation – schaffen die Grundlage für eine stetige Optimierung, insbesondere in den Bereichen IT, Engineering und Sales. Diese sachliche Analyse hilft, KPIs strategisch mit Ihren Unternehmenszielen zu verknüpfen.

Der Schlüssel liegt in der Verbindung Ihrer KPIs mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens. Mit klar definierten Verantwortlichkeiten, regelmäßiger Überprüfung und geeigneter technischer Unterstützung schaffen Sie eine Talent-Acquisition-Strategie, die nicht nur kurzfristig Ergebnisse liefert, sondern auch langfristig die besten Talente anzieht und bindet.

Ein gut durchdachtes KPI-System bietet nicht nur Transparenz, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit zwischen HR und Hiring Managern ^[27]. Jetzt ist der Moment, Ihre 5–7 wichtigsten KPIs zu definieren und zu verfolgen – so sichern Sie sich nachhaltigen Erfolg in der Personalbeschaffung.

FAQs

Welche Recruiting-KPIs sind für IT- und Engineering-Unternehmen besonders relevant?

Für Unternehmen im IT- und Engineering-Bereich spielen bestimmte Kennzahlen eine zentrale Rolle, um den Erfolg ihrer Recruiting-Strategie zu bewerten und gezielt zu verbessern. Zu diesen Zahlen gehören:

• Time-to-Hire: Wie lange dauert es, bis eine offene Position erfolgreich besetzt wird?
• Cost-per-Hire: Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten, um eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen?
• Qualität der Einstellung (Quality of Hire): Wie gut passen die eingestellten Talente langfristig zur Position und zum Unternehmen?
• Source of Hire: Über welche Kanäle werden die besten Kandidatinnen und Kandidaten gefunden?
• Offer Acceptance Rate: Wie hoch ist der Prozentsatz der Bewerberinnen und Bewerber, die ein Jobangebot annehmen?

Diese Kennzahlen bieten wertvolle Einblicke in den Recruiting-Prozess. Durch eine regelmäßige Analyse können Sie Schwachstellen erkennen und gezielt an Verbesserungen arbeiten. So lassen sich die Abläufe nicht nur effizienter gestalten, sondern auch besser an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Wie stelle ich sicher, dass meine Recruiting-KPIs DSGVO-konform erfasst werden?

Um sicherzustellen, dass Ihre Recruiting-KPIs den Anforderungen der DSGVO entsprechen, ist es entscheidend, dass alle Daten rechtmäßig, transparent und zweckgebunden verarbeitet werden. Das bedeutet: Holen Sie immer die ausdrückliche Zustimmung der Kandidat:innen ein, informieren Sie klar und verständlich über die geplante Datenverarbeitung und beschränken Sie sich darauf, nur die wirklich notwendigen Informationen zu erheben.

Die sichere Speicherung der Daten ist ebenso wichtig. Nutzen Sie Maßnahmen wie Anonymisierung oder Pseudonymisierung und stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben. Regelmäßige Prüfungen und eine datenschutzfreundliche Gestaltung Ihrer Prozesse tragen dazu bei, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Damit schützen Sie nicht nur die Privatsphäre der Kandidat:innen, sondern stärken auch das Vertrauen in Ihre Recruiting-Aktivitäten.

Wie können Recruiting-KPIs effektiv mit den strategischen Zielen meines Unternehmens verknüpft werden?

Um Recruiting-KPIs sinnvoll mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens zu verbinden, sollten Sie sich zunächst auf Kennzahlen konzentrieren, die direkt zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Beispiele hierfür sind Time-to-Hire, Cost-per-Hire oder die Qualität der Einstellungen. Setzen Sie dabei klare Zielwerte, die sich an Branchenstandards orientieren, und überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Automatisierte Tools können Ihnen dabei helfen, Daten effizient zu erfassen und auszuwerten. Wichtig ist, die Ergebnisse immer im Kontext Ihrer Unternehmensstrategie zu betrachten. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Ressourcen gezielt einsetzen. Beginnen Sie mit einer überschaubaren Anzahl an KPIs und erweitern Sie diese schrittweise. Achten Sie darauf, dass die Kennzahlen sowohl mit operativen als auch strategischen Zielen übereinstimmen – das ist der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg.