Inhouse vs. externe Personalberatung: Kostenvergleich

Was kostet es wirklich, die besten Talente zu finden? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie zwischen internem Recruiting und externer Personalberatung abwägen. Beide Ansätze haben klare Vor- und Nachteile – und vor allem unterschiedliche Kostenstrukturen.

Während interne Teams durch Fixkosten wie Gehälter und Tools geprägt sind, arbeiten externe Berater meist erfolgsabhängig. Besonders bei schwer zu besetzenden Rollen in IT, Engineering oder Sales wird die Entscheidung spannend: Ist ein eigenes Recruiting-Team langfristig günstiger, oder lohnt sich die Zusammenarbeit mit Profis von außen?

Die Antwort hängt von Faktoren wie Einstellungsvolumen, Spezialisierungsgrad und Zeitdruck ab. Wer nur wenige Positionen pro Jahr besetzen muss, fährt mit externer Beratung oft besser. Ab fünf bis acht Einstellungen jährlich wird ein internes Team interessanter. Doch Vorsicht: Unbesetzte Stellen kosten – und zwar täglich.

Ob Sie auf interne Kapazitäten setzen oder externe Expertise einkaufen, hängt letztlich von Ihrem Bedarf ab. Vielleicht ist auch ein hybrider Ansatz der Schlüssel? Eines ist sicher: Die richtige Strategie spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven.

Inhouse Recruitment: Kostenanalyse

Die Ausgaben für ein internes Recruiting-Team setzen sich aus verschiedenen Bausteinen zusammen. Neben den offensichtlichen Personalkosten gibt es zahlreiche weitere Posten, die oft unterschätzt werden. Hier werfen wir einen genaueren Blick auf die Hauptkostenfaktoren, versteckte Aufwände und gängige Berechnungsmethoden.

Hauptkostenfaktoren für interne Teams

Der größte Kostenblock sind die Personalkosten der Recruiter. In Deutschland liegen die tatsächlichen Arbeitgeberkosten etwa 22 bis 23 % über dem Bruttogehalt eines Mitarbeiters. Dieser Aufschlag ergibt sich aus den gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträgen ^[6][7].

Zusätzlich fallen Ausgaben für ATS-Systeme, Jobportale, professionelle Netzwerke und Sourcing-Tools an. Auch Stellenanzeigen, Employer-Branding-Maßnahmen, Mitarbeiterempfehlungsprämien, Büroausstattung und Arbeitsplätze gehören zu den festen Kosten, die einkalkuliert werden müssen.

Versteckte Kosten der Inhouse-Rekrutierung

Neben den offensichtlichen Ausgaben gibt es auch versteckte Kosten, die oft übersehen werden. Ein entscheidender Faktor sind die Vakanzkosten. Jede unbesetzte Stelle bedeutet finanzielle Verluste: Pro Tag belaufen sich diese auf etwa 0,5 % des Jahresgehalts der offenen Position ^[2].

Ein paar Beispiele verdeutlichen die Größenordnung:

• Bei einem Jahresgehalt von 40.000 € ergibt sich ein täglicher Verlust von etwa 150 €.
• Für eine Position mit 80.000 € Jahresgehalt sind es 300 € pro Tag.
• Bei einer Führungsposition mit 150.000 € Jahresgehalt summieren sich die Verluste auf rund 550 € täglich ^[2].

Da Einstellungsprozesse in Deutschland häufig länger als drei Monate dauern ^[9], können sich diese Kosten erheblich steigern. Hinzu kommen Aufwände durch Fehlbesetzungen, die zusätzliche Rekrutierungsrunden, Einarbeitungszeiten und Produktivitätsverluste nach sich ziehen. Auch der Zeitaufwand von Fachabteilungen und Führungskräften für Interviews und Auswahlprozesse ist ein oft übersehener, aber relevanter Kostenfaktor.

Berechnung der Inhouse-Rekrutierungskosten

Eine gängige Kennzahl zur Kostenbewertung ist der Cost per Hire (CPH). Dieser Wert ergibt sich, indem man alle fixen und variablen Rekrutierungskosten durch die Anzahl der Einstellungen teilt. In Deutschland liegen die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung bei etwa 4.700 € für Mitarbeiter ohne Entscheidungsbefugnis ^[8][9]. Für Führungskräfte und Entscheidungsträger steigen diese Kosten auf 10.000 € oder mehr ^[9].

Diese detaillierte Kostenanalyse schafft eine solide Grundlage, um die internen Ausgaben mit externen Recruiting-Optionen zu vergleichen.

Externe Personalberatung: Kostenanalyse

In Deutschland setzen externe Personalberatungen auf unterschiedliche Honorarmodelle, die sich in Bezug auf Kostenstruktur und Risikoverteilung unterscheiden. Die Wahl des passenden Modells hängt von der zu besetzenden Position, der Dringlichkeit und den finanziellen Möglichkeiten ab. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die gängigen Modelle und ihre Besonderheiten.

Gängige Honorarmodelle in Deutschland

Im deutschen Recruiting-Markt dominieren drei Abrechnungsmodelle: erfolgsbasierte Honorare, Retainer-Modelle und Festpreisvereinbarungen. Laut aktuellen Zahlen arbeiten 69 % der Headhunter mit Provisionen, die sich zwischen 20 % und 30 % des Jahresgehalts bewegen, wobei der Durchschnitt bei 27,8 % liegt^[2]. Mehr als die Hälfte der Personalberatungen bevorzugt exklusive Retainer-Vereinbarungen^[10], während etwa 25 % rein erfolgsbasiert arbeiten. Rund 30 % kombinieren ein Ratenmodell mit einer Erfolgsprovision^[10].

Ein Beispiel: Für eine IT-Position mit einem Jahresgehalt von 80.000 € würde ein erfolgsbasiertes Honorar von 25 % rund 20.000 € betragen. Bei einer Engineering-Führungskraft mit 120.000 € Jahresgehalt lägen die Kosten bei etwa 30.000 €. Im B2B-Sales-Bereich mit einem Zielgehalt von 90.000 € müssten Unternehmen mit ca. 22.500 € rechnen. Festpreismodelle gewinnen immer mehr an Zuspruch, da sie eine klare und transparente Kostenstruktur bieten^[2].

Was externe Honorare beinhalten

Die Honorare decken eine Vielzahl von Leistungen ab, die über das reine Recruiting hinausgehen. Dazu gehören unter anderem:

• Anzeigenschaltung und Datenbankzugriff: Externe Berater nutzen exklusive Kandidatendatenbanken und soziale Netzwerke, um auch passive Talente anzusprechen. Diese Reichweite ist besonders bei schwer zu besetzenden Spezialpositionen entscheidend^[4][12][13].
• Vorauswahl und Screening: Dazu zählen die professionelle Bewertung von Bewerbungen, erste Gespräche und Eignungsdiagnostik, etwa die Analyse von Soft Skills^[4][12][13].
• Markt- und Branchenwissen: Berater liefern Einblicke in aktuelle Gehaltsstrukturen, gefragte Qualifikationen und bieten arbeitsrechtliche Beratung^[12][13].
• Prozessbegleitung: Von der Gestaltung eines maßgeschneiderten Recruiting-Prozesses über die Durchführung von Interviews bis hin zur Unterstützung beim Onboarding^[12][13].

Wie externe Berater finanzielle Risiken senken

Ein großer Vorteil externer Personalberatung liegt in der Reduzierung finanzieller Risiken. Bei erfolgsbasierten Modellen fallen Kosten erst an, wenn die Position erfolgreich besetzt wurde^{[3][4][5][11]}. Im Gegensatz zu den fixen Gehältern interner Recruiter zahlen Unternehmen hier nur für tatsächliche Ergebnisse^[1]. Besonders in Bereichen wie IT, Engineering und Sales, wo unbesetzte Stellen hohe Kosten verursachen, bietet dieser Ansatz eine effektive Risikominderung.

Zusätzlich sichern viele Agenturen ihre Leistungen durch Garantiezeiträume ab, die in der Regel zwischen drei und sechs Monaten liegen, bei größeren Projekten sogar bis zu zwölf Monaten^[2]. Sollte der vermittelte Kandidat das Unternehmen innerhalb dieser Frist verlassen, erfolgt eine kostenfreie Nachbesetzung. Für Unternehmen mit regelmäßigem Personalbedarf bieten sich Rahmenverträge oder Jahrespakete an, die durch Mengenrabatte und günstigere Konditionen zusätzliche Einsparungen ermöglichen^[4][2]. Diese Mechanismen machen externe Beratung zu einer planbaren und risikoarmen Alternative zum Inhouse-Recruiting.

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Kostenvergleich: Inhouse vs. externe Personalberatung

Welche Faktoren beeinflussen die Kosteneffizienz?

Die Wahl zwischen internem Recruiting und externer Personalberatung hängt von mehreren Faktoren ab. Ein entscheidender Punkt ist das Einstellungsvolumen: Wenn jährlich nur ein bis vier Positionen besetzt werden müssen, ist eine externe Beratung oft die wirtschaftlichere Lösung. Ab etwa fünf Neueinstellungen pro Jahr wird ein internes Recruiting-Team attraktiver. Ein einzelner Recruiter kann im Schnitt 20 bis 30 Stellen pro Jahr besetzen, wobei die genaue Zahl von der Komplexität der Positionen abhängt^[1]. Allerdings beträgt die produktive Arbeitszeit eines Recruiters meist nur etwa 30 Stunden pro Woche, da ein Viertel der Zeit für Meetings, administrative Aufgaben, Urlaub und Krankheit entfällt.

Verzögerungen bei der Besetzung wirken sich ebenfalls auf die Kosten aus, da unbesetzte Stellen zu entgangener Wertschöpfung führen. Externe Berater können hier punkten, da sie oft schneller passende Kandidat:innen finden – auch wenn ihre Honorare höher ausfallen. Das klassische Dreieck aus Geschwindigkeit, Kosten und Qualität zeigt jedoch: Verbesserungen in einem Bereich gehen oft zulasten eines anderen. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Kostenfaktoren und Unterschiede.

Kostenvergleich Tabelle

Kostenfaktor	Inhouse-Recruiting	Externe Personalberatung
Fixkosten pro Jahr	55.000–75.000 € (Recruiter-Gehalt) + 15.000–25.000 € (Tools, Lizenzen, Weiterbildung)	Keine fixen Kosten
Variable Kosten pro Besetzung	Gering (ca. 2.000–3.000 € für Anzeigen, Screening-Tools)	20–30 % des Jahresgehalts (Ø 27,8 %)
Beispiel IT-Position (80.000 €)	Ca. 3.500 € pro Besetzung bei 20 Einstellungen pro Jahr	Ca. 20.000–24.000 € pro Besetzung
Beispiel Engineering-Führungskraft (150.000 €)	Ca. 4.500 € pro Besetzung bei 20 Einstellungen pro Jahr	Ca. 40.000–45.000 € pro Besetzung
Break-even-Point	Ab ca. 5–8 Einstellungen pro Jahr	Bei 1–4 Einstellungen pro Jahr
Skalierbarkeit	Begrenzt durch Kapazität (max. ca. 30 Besetzungen pro Recruiter)	Flexibel skalierbar
Garantie/Risiko	Volles Risiko bei Fehlbesetzung	3–12 Monate Garantiezeit, kostenfreie Nachbesetzung

Wann sich welches Modell finanziell lohnt

Die Analyse zeigt klare Tendenzen: Externe Personalberatung lohnt sich besonders bei geringem Einstellungsbedarf, für hochspezialisierte Nischen- oder Führungspositionen sowie bei engen Zeitplänen. Rund 25 % der deutschen Personalberatungen arbeiten rein erfolgsbasiert, etwa 30 % kombinieren Ratenmodelle mit Erfolgsprovisionen, und über die Hälfte setzt auf exklusive Retainer-Modelle^[10]. Gerade bei schwer zu besetzenden Rollen in Bereichen wie IT, Engineering oder B2B-Sales, wo unbesetzte Stellen hohe Opportunitätskosten verursachen, können die höheren Honorare durch schnellere Besetzungen und ein geringeres Risiko gerechtfertigt sein.

Inhouse-Recruiting wird hingegen ab einem stabilen Bedarf von fünf bis acht ähnlichen Positionen pro Jahr wirtschaftlicher. Die fixen Jahreskosten von etwa 70.000–100.000 € für einen Recruiter verteilen sich dann auf mehrere Besetzungen, was die Kosten pro Einstellung deutlich reduziert. Besonders bei standardisierten Rollen in Bereichen wie Tech, Marketing oder Sales können interne Teams durch optimierte Prozesse und den Aufbau eines Kandidatenpools langfristig sparen.

Ein hybrider Ansatz kombiniert die Vorteile beider Modelle: Routinemäßige Positionen werden intern besetzt, während externe Spezialisten für kritische Führungsrollen oder schwer besetzbare Nischenprofile hinzugezogen werden. Häufig geschieht dies im Rahmen langfristiger Verträge, die bessere Konditionen bieten.

Fazit: Das richtige Recruiting‑Modell wählen

Entscheidungskriterien für Ihr Unternehmen

Die Wahl des passenden Recruiting-Modells hängt stark von Faktoren wie dem Einstellungsvolumen, der Komplexität der zu besetzenden Rollen und Ihrer bestehenden Recruiting-Infrastruktur ab. Wie im Kostenvergleich gezeigt, ist Inhouse-Recruiting vor allem dann sinnvoll, wenn ein kontinuierlicher Bedarf an neuen Mitarbeitenden besteht. Externe Beratungen hingegen sind ideal, wenn der Bedarf eher sporadisch auftritt.

Bei einem geringeren Einstellungsvolumen bietet die Zusammenarbeit mit externen Beratern klare Vorteile, da Fixkosten entfallen. Wenn jedoch regelmäßige Einstellungen notwendig sind, lohnt sich ein internes Recruiting-Team: Die Fixkosten verteilen sich auf mehrere Besetzungen und amortisieren sich über die Zeit.

Für hochspezialisierte Positionen können externe Berater durch ihr umfangreiches Netzwerk und tiefes Branchenwissen punkten. Ein weiterer Aspekt ist die Risikobereitschaft: Externe Anbieter minimieren das Risiko durch garantierte Nachbesetzungen, während bei internen Teams das Risiko allein vom Unternehmen getragen wird.

Diese Überlegungen zeigen, dass eine Kombination beider Ansätze ebenfalls strategische Vorteile bieten kann.

Vorteile der Kombination beider Ansätze

Die kombinierte Nutzung interner und externer Recruiting-Modelle eröffnet zusätzliche Möglichkeiten. Viele erfolgreiche Unternehmen setzen auf einen hybriden Ansatz, bei dem je nach Positionstyp, Dringlichkeit und Budget entschieden wird, welcher Weg am sinnvollsten ist. So werden standardisierte Rollen oft intern besetzt, während kritische Führungspositionen oder schwer zu findende Spezialisten an externe Berater vergeben werden. Dieser Ansatz verbindet Geschwindigkeit, Kostenkontrolle und Qualität auf ideale Weise^[1].

Langfristige Rahmenverträge mit externen Beratern schaffen zudem Flexibilität und können zu besseren Konditionen führen. Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, bei Bedarf schnell zu skalieren, ohne dauerhaft in den Aufbau interner Kapazitäten investieren zu müssen. Insbesondere bei schwankenden Einstellungsbedarfen oder zeitkritischen Projekten zahlt sich dieser hybride Ansatz aus, da er die Kosteneffizienz interner Teams mit der Expertise externer Spezialisten kombiniert^[2].

FAQs

Wie wirken sich Vakanzkosten auf die Wahl zwischen interner und externer Personalberatung aus?

Vakanzkosten, also die finanziellen Verluste, die durch unbesetzte Stellen entstehen, spielen eine zentrale Rolle bei der Abwägung zwischen interner und externer Personalberatung. Denn je länger eine Position unbesetzt bleibt, desto größer sind die Einbußen – sei es durch entgangene Einnahmen oder durch verminderte Produktivität.

Externe Personalberatungen punkten hier oft mit ihrer Schnelligkeit. Dank ihrer spezialisierten Netzwerke und Ressourcen können sie den Rekrutierungsprozess deutlich beschleunigen. So lassen sich die Zeiten, in denen wichtige Positionen unbesetzt bleiben, spürbar verkürzen – und damit auch die damit verbundenen Kosten. Unternehmen sollten diesen Aspekt bei ihrer Budgetplanung berücksichtigen, um eine Entscheidung zu treffen, die sowohl die Zeit als auch die Kosten im Blick behält.

Welche Vorteile bietet ein hybrider Ansatz bei der Personalbeschaffung?

Ein hybrider Ansatz in der Personalbeschaffung kombiniert die Vorteile interner Teams mit den Stärken externer Dienstleister. Dadurch lassen sich Kosten besser steuern, offene Positionen zügiger besetzen und gezielt hochqualifizierte Fachkräfte auswählen.

Unternehmen profitieren von der Erfahrung und dem Fachwissen externer Berater, während sie gleichzeitig ihre internen Ressourcen optimal einsetzen. Gerade in Bereichen wie IT, Ingenieurwesen oder Vertrieb sorgt dieser Ansatz für eine ausgewogene Mischung aus Effizienz und Qualität.

Wann lohnt sich der Einsatz einer externen Personalberatung finanziell?

Der finanzielle Nutzen einer externen Personalberatung zeigt sich vor allem dann, wenn im Unternehmen Ressourcen, Zeit oder die notwendige Expertise fehlen, um offene Stellen zügig und passgenau zu besetzen. Das ist besonders relevant bei schwer zu besetzenden Fach- und Führungspositionen oder wenn eine dringende Vakanz besteht.

Dank ihrer Erfahrung und weitreichenden Netzwerke können externe Berater oft schneller und gezielter geeignete Kandidaten finden. Gerade bei anspruchsvollen Positionen mit komplexen Anforderungen lassen sich so langfristig Kosten sparen, da das Risiko von Fehlbesetzungen deutlich reduziert wird. Darüber hinaus entfallen interne Aufwände wie die Nutzung von Tools, das Schalten von Anzeigen oder das Bewerbungsmanagement, was die Gesamtkosten zusätzlich verringern kann.