Kandidatenbewertung: So gelingt die Abstimmung im Team

Haben Sie schon mal erlebt, wie ein vielversprechender Kandidat durch endlose Diskussionen im Team verloren ging? Keine Seltenheit im Recruiting-Alltag! Unterschiedliche Meinungen und unklare Prozesse führen oft zu Verzögerungen – und am Ende steht die falsche Entscheidung. Doch keine Sorge: Mit klar definierten Rollen, objektiven Bewertungskriterien und strukturierten Abläufen können Sie solche Situationen vermeiden.

Ein Beispiel? Die Leobersdorfer Maschinenfabrik steigerte die Teamübereinstimmung auf 85 %, nachdem sie objektive Bewertungsstandards eingeführt hatte. Klingt gut, oder? Der Schlüssel liegt in der Kombination aus Transparenz, klaren Entscheidungsregeln und einem einheitlichen Prozess. So sparen Sie Zeit, minimieren persönliche Vorurteile und finden die Person, die wirklich zu Ihrer offenen Position passt.

Wie das konkret aussieht? Es beginnt mit einem präzisen Briefing zwischen Recruiter und Fachabteilung, um Anforderungen und Bewertungskriterien zu definieren. Rollen wie Recruiter, Hiring Manager und Teammitglieder übernehmen dabei klar abgegrenzte Aufgaben – vom Scoring bis zur finalen Entscheidung. Blind Scoring und strukturierte Interviews sorgen zusätzlich für objektive Ergebnisse. Und das Beste: Mit einem Applicant Tracking System (ATS) halten Sie den gesamten Prozess effizient und DSGVO-konform.

Der Erfolg liegt in der Vorbereitung. Klare Kriterien, ein durchdachter Ablauf und regelmäßige Reflexion nach jeder Einstellung – so schaffen Sie einen Bewertungsprozess, der nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig ist. Und ja, auch Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Quality of Hire helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Denn wie Peter Drucker schon sagte: „Jedes Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter.“

So bewerten Sie die Kompetenzen eines Kandidaten | LinkedIn Talent Solutions

sbb-itb-2328c3b

Rollen definieren und Entscheidungsregeln festlegen

Unklare Rollen können den gesamten Bewerbungsprozess ins Stocken bringen. Deshalb ist es entscheidend, von Anfang an zu klären, wer welche Aufgaben übernimmt: Wer trifft die Entscheidungen, wer bewertet fachlich, und wer sorgt für die rechtliche Absicherung? Der Schlüssel liegt in einem strukturierten Briefing zwischen Recruiter und Fachabteilung. Hier wird das ideale Kandidatenprofil gemeinsam definiert und die Bewertungskriterien werden priorisiert^[5][10]. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Rollen und Entscheidungsregeln.

Teamrollen festlegen

Ein gut organisierter Bewertungsprozess beginnt mit klar definierten Rollen. Diese sollten präzise zugewiesen werden, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden. Die zentralen Rollen sind:

• Recruiter: Zuständig für die Koordination des gesamten Prozesses, die Verwaltung der Stakeholder und die erste Vorauswahl anhand formaler Kriterien^[6][5].
• Hiring Manager: Verantwortlich für die Definition der fachlichen Anforderungen, die Bewertung spezialisierter Kompetenzen und die finale Entscheidung^[6][8][10].
• Teammitglieder: Ihre Aufgabe ist es, den Cultural Fit zu beurteilen und einzuschätzen, wie gut der Kandidat ins bestehende Team passt^[6][5].
• HR Business Partner: Dieser überwacht die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, wie etwa des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), und sorgt für die Qualität des Prozesses^[6][3].

„Eine einzelne Person kann kaum alles erfüllen“^[5].

Es wird empfohlen, 3 bis 4 unabhängige Interviewer einzusetzen, um den Prozess aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, ohne ihn unnötig zu verkomplizieren^[8]. Dabei ist es wichtig, Blind Scoring zu nutzen. Das bedeutet, dass Teammitglieder ihre Bewertungen unabhängig voneinander abgeben, um Gruppendenken und unbewusste Beeinflussung durch ranghöhere Personen zu vermeiden^[5][3].

Entscheidungsregeln festlegen

Klare Entscheidungsregeln sind essenziell, um den Prozess effizient zu gestalten. Definieren Sie K.O.-Kriterien, wie zum Beispiel fehlende Sprachkenntnisse, erforderliche Lizenzen oder eine fehlende Arbeitserlaubnis, die Kandidaten direkt ausschließen^[11][12]. Nutzen Sie Ihr Applicant Tracking System, um solche Ausschlussfragen bereits in der Bewerbungsphase zu stellen. So sparen Sie und Ihr Team Zeit und Ressourcen^[11][5].

Für die finale Auswahl sollte der Entscheidungskreis auf maximal drei Personen begrenzt werden – in der Regel der direkte Vorgesetzte, dessen Führungskraft und ein HR-Vertreter^[8]. Wie Jansen Beratung & Training betont:

„Der direkte Vorgesetzte hat das letzte Wort“^[8].

Diese Regel verhindert nicht nur Pattsituationen, sondern stellt auch sicher, dass jemand die Verantwortung für die finale Entscheidung übernimmt. Zusätzlich sollte festgelegt werden, dass Feedback innerhalb von 24 Stunden dokumentiert wird, um den Prozess zu beschleunigen^[11][5].

Gemeinsame Bewertungskriterien entwickeln

Um objektive Vergleiche bei der Auswahl von Kandidat:innen zu ermöglichen, ist eine einheitliche Bewertungsgrundlage unverzichtbar. Ohne klare Kriterien wird die Bewertung schnell subjektiv und inkonsistent. Die Lösung liegt in strukturierten, transparenten Bewertungsmaßstäben, die alle Beteiligten verstehen und anwenden können.

Stellenanforderungen präzise definieren

Die Grundlage für eine faire Bewertung beginnt mit der detaillierten Aufschlüsselung der Anforderungen. Arbeiten Sie eng mit der Fachabteilung zusammen, um eine Candidate Persona zu entwickeln. Dabei sollten Sie festlegen, welche Fähigkeiten zwingend notwendig sind und welche im Laufe der Tätigkeit erlernt werden können ^[3][5]. Die Anforderungen lassen sich sinnvoll in folgende Kategorien gliedern: fachliche Kompetenz, Berufserfahrung, Soft Skills, Entwicklungspotenzial und den sogenannten Cultural Fit ^[5]. Wichtig ist, dass die Kriterien auf beobachtbarem Verhalten und überprüfbaren Ergebnissen basieren – vage Interpretationen sind hier fehl am Platz ^[3].

Ein Beispiel aus der Praxis: Die Deutsche Lufthansa AG implementierte 2025 ein 15-minütiges Online-Assessment mit sieben Mini-Spielen, um die Auswahl von Trainees zu verbessern. Dieses Verfahren führte zu einer beeindruckenden Trefferquote von 96 % bei der Vorhersage geeigneter Kandidat:innen und sparte über 100 Minuten Auswahlzeit pro Bewerber:in ein ^[4]. Fujitsu verzeichnete ebenfalls Erfolge: Durch einen Test mit realistischen Arbeitseinblicken wurde die Abschlussrate von Bewerbungen um 18 % gesteigert, und die Zeit bis zum Video-Interview sank auf durchschnittlich 60 Minuten ^[4].

Bewertungsskalen mit klaren Beschreibungen einsetzen

Bewertungsskalen mit fünf bis neun Stufen haben sich als besonders nützlich erwiesen. Sie bieten ausreichend Differenzierung, ohne die Anwender:innen zu überfordern ^[3]. Jede Stufe sollte mit einer konkreten Beschreibung versehen sein, um sicherzustellen, dass alle Interviewer:innen Kandidat:innen nach denselben Maßstäben bewerten.

Bewertung	Definition	Verhaltensbeispiel (Kommunikationsfähigkeit)
1 Stern	Nicht beobachtet	Kompetenz war im Gespräch nicht erkennbar.
2 Sterne	Klares Nein	Kandidat:in hat sichtbare Schwierigkeiten, Ideen klar zu formulieren.
3 Sterne	Nein	Herausforderungen beim Artikulieren komplexer Gedanken; verpasst wichtige Punkte.
4 Sterne	Ja	Hört aktiv zu, teilt Informationen klar und passt sich dem Gesprächspartner an.
5 Sterne	Starkes Ja	Teilt proaktiv Informationen, meistert abteilungsübergreifende Kommunikation und löst Konflikte konstruktiv.

Um Verzerrungen zu vermeiden, sollten Bewertungen direkt nach dem Interview dokumentiert werden. Blind Scoring – bei dem Teammitglieder ihre Bewertungen unabhängig voneinander abgeben – erhöht die Objektivität ^[4][5][7]. Anschließend gilt es, die relative Bedeutung der einzelnen Kriterien festzulegen.

Kriterien nach Relevanz gewichten

Nicht jedes Kriterium hat denselben Stellenwert. Gemeinsam mit der Fachabteilung sollten Sie definieren, welche Kompetenzen für die jeweilige Rolle entscheidend sind. Technische Fähigkeiten könnten etwa für IT-Positionen unverzichtbar sein, während im Vertrieb die Kommunikationsstärke eine zentrale Rolle spielt ^[5]. Dabei sollten Sie zwischen Muss-Kriterien (essenzielle Qualifikationen) und Kann-Kriterien (wünschenswerte, aber nicht zwingende Fähigkeiten) unterscheiden ^[6]. Ein Experte rät:

„Die Bewertungskriterien sollten gemeinsam mit dem Fachbereich definiert und gewichtet werden" ^[5].

Eine Nutzwertanalyse (Scoring-Modell) kann dabei helfen, schwer messbare Kriterien wie Soft Skills oder den Cultural Fit in Zahlenwerte umzuwandeln ^[5]. Doch Vorsicht: Ein überladenes Bewertungsformular führt zu unzuverlässigen Ergebnissen und erhöhtem Verwaltungsaufwand ^[3][4]. Daher sollte die Gewichtung bereits im ersten Recruiting-Briefing festgelegt werden, um unbewusste Verzerrungen im weiteren Prozess zu vermeiden ^[5].

Einen konsistenten Bewertungsprozess aufbauen

Nachdem die Bewertungskriterien gemeinsam definiert wurden, ist es entscheidend, einen klaren und durchgängigen Prozess zu schaffen, der objektive Entscheidungen ermöglicht.

Ohne einen einheitlichen Ablauf wird die Bewertung schnell subjektiv und inkonsistent. Selbst die besten Kriterien nützen wenig, wenn jedes Teammitglied nach eigenem Ermessen handelt. Ein strukturierter Prozess sorgt dafür, dass alle Kandidat:innen vom ersten Kontakt bis zur finalen Entscheidung nach denselben Maßstäben beurteilt werden.

Bewertungsschritte klar festlegen

Zu Beginn empfiehlt sich ein Recruiting-Briefing, bei dem das gewünschte Kandidatenprofil sowie die spezifischen Anforderungen gemeinsam festgelegt werden ^[5]. Der Auswahlprozess sollte in klar definierte Phasen unterteilt werden, wie z. B. CV-Analyse, Erstgespräch, strukturierte Interviews und praktische Assessments. Dabei ist es wichtig, Übergabepunkte zu definieren, damit alle Teammitglieder wissen, welche Informationen wann weitergegeben werden müssen ^[5][4][6]. Besonders strukturierte Interviews, bei denen allen Kandidat:innen dieselben Fragen in derselben Reihenfolge gestellt werden, bieten eine hohe Vergleichbarkeit und sind ein verlässlicher Indikator für den späteren beruflichen Erfolg ^[5][4].

Einheitliche Tools nutzen

Bewertungsbögen und Scorecards sind ein zentraler Bestandteil eines fairen Prozesses. Sie helfen dabei, den Fokus auf die vorab definierten Kriterien zu lenken und persönliche Vorurteile zu minimieren ^[3][5]. Diese Tools dienen als Leitfaden für strukturierte Interviews und einheitliche Bewertungen ^[5]. Wichtig ist, dass die Formulare auf die jeweilige Rolle zugeschnitten und übersichtlich gestaltet sind – überladene Bögen führen häufig zu ungenauen Ergebnissen ^[2][3]. Ein Applicant Tracking System (ATS) kann den Prozess zusätzlich unterstützen, indem es Feedback zentral sammelt, Kandidat:innen vergleichbar macht und die Einhaltung der DSGVO sicherstellt (z. B. durch automatische Löschung von Bewerberdaten nach sechs Monaten) ^[11][5]. Nach Einsatz der standardisierten Tools erfolgt die gemeinsame Auswertung im Team.

Team-Feedback systematisch zusammenführen

Um Gruppendenken zu vermeiden, ist der Blind-Feedback-Prozess eine effektive Methode: Jedes Teammitglied dokumentiert seine Einschätzung direkt nach dem Interview, ohne vorher die Meinungen der Kolleg:innen einzusehen ^[5]. So wird auch der sogenannte „Recency Effect“ vermieden, bei dem spätere Eindrücke die früheren überlagern ^[4][6]. In einem abschließenden Entscheidungsmeeting werden alle unabhängigen Bewertungen verglichen, und es wird gezielt über Ausreißer diskutiert – also Fälle, in denen die Meinungen stark voneinander abweichen ^[1]. Eine Nutzwertanalyse (Scoring-Modell) kann helfen, die Einzelbewertungen zu einer Gesamtpunktzahl zusammenzuführen ^[5]. Automatisierte Erinnerungen stellen sicher, dass alle Beteiligten ihr Blind-Feedback rechtzeitig abgeben ^[6].

Entscheidungsmeetings durchführen und kontinuierlich verbessern

Ein gut durchdachter Bewertungsprozess endet nicht mit der Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters. Regelmäßige Meetings und Rückblicke sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Bewertungskriterien und die tatsächliche Leistung im Einklang stehen.

Entscheidungsmeetings strukturieren

Ein effektives Entscheidungsmeeting beginnt mit der Analyse der objektiven Daten, die mithilfe von Scorecards im Blind-Feedback-Verfahren erfasst wurden^[5]. Dabei sollten Sie sich gezielt auf abweichende Bewertungen konzentrieren, um fundierte Diskussionen zu ermöglichen^[1]. Die finale Entscheidung bleibt einem kleinen Gremium vorbehalten, wobei die direkte Führungskraft das letzte Wort hat^[8]. Nach der Entscheidungsfindung ist es wichtig, die Wirksamkeit der getroffenen Entscheidungen regelmäßig zu überprüfen.

Nach jeder Einstellung reflektieren

Nach der Probezeit sollte geprüft werden, ob die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter den festgelegten Anforderungen entspricht^[7]. Wenn die Bewertungen der Scorecards nicht mit der tatsächlichen Arbeitsleistung übereinstimmen, ist es ratsam, die Scorecard sowie die Interviewfragen zu überarbeiten^[1][9]. Solche Retrospektiven tragen dazu bei, besser vorhersehbare Kriterien zu identifizieren und den Einstellungsprozess kontinuierlich zu verfeinern.

Kennzahlen systematisch tracken

Neben der Reflexion spielen Kennzahlen eine zentrale Rolle, um den langfristigen Erfolg von Einstellungsentscheidungen messbar zu machen. Wichtige KPIs sind unter anderem:

• Time-to-Hire: Sie zeigt, wie effizient der Prozess abläuft.
• Offer Acceptance Rate: Dieser Wert gibt Hinweise auf die Attraktivität des Unternehmens.
• Quality of Hire: Hierbei wird überprüft, wie gut die Interview-Scores mit den späteren Performance-Reviews übereinstimmen^[9][1].

Ein Applicant Tracking System (ATS) erleichtert die zentrale Erfassung und Analyse dieser Daten erheblich^[3][5]. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Konsistenz der Bewertungen durch die Interviewer*innen zu überwachen und bei Bedarf gezielt Schulungen anzubieten^[1].

Durch eine konsequente Überprüfung und ein datenbasiertes Tracking schaffen Sie die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen und einen nachhaltig erfolgreichen Bewertungsprozess.

FAQs

Wie kann unser Team bei der Bewertung von Kandidat:innen besser zusammenarbeiten?

Um die Zusammenarbeit im Team bei der Bewertung von Kandidat:innen zu verbessern, ist es wichtig, klare und einheitliche Bewertungsrichtlinien zu entwickeln. Gemeinsam sollten Sie festlegen, welche Kriterien – wie Kompetenzen, Werte und fachliche Fähigkeiten – entscheidend sind. Diese können Sie in einer übersichtlichen Checkliste festhalten. Standardisierte Bewertungsbögen mit klaren Skalen (z. B. von 1 bis 5) und Platz für Begründungen sorgen zusätzlich für mehr Transparenz und Vergleichbarkeit.

Damit alle Teammitglieder dieselben Maßstäbe anlegen, empfiehlt es sich, das Team in der Anwendung der Bewertungsbögen zu schulen. Probe-Interviews sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle ein einheitliches Verständnis der Bewertungsstandards haben. Nach den Interviews sollten die Bewertungen gesammelt und in einem Teammeeting besprochen werden. Hier können Abweichungen geklärt und ein finales Ranking erstellt werden. Die Ergebnisse sollten dokumentiert werden, um daraus zu lernen und die Bewertungsrichtlinien für zukünftige Bewerbungsprozesse weiterzuentwickeln.

Falls Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Weiterentwicklung Ihrer Bewertungsrichtlinien benötigen, bietet Ihnen getexperts als erfahrene 360°-Personalberatung in den Bereichen IT, Engineering und B2B-Sales kompetente Hilfe an.

Welche Vorteile bietet ein Applicant Tracking System (ATS) bei der Kandidatenbewertung?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist ein äußerst hilfreiches Werkzeug, um Bewerbungsprozesse effizienter und strukturierter zu gestalten. Es dient als zentrale Sammelstelle für alle Daten der Bewerber:innen, sodass das gesamte Team jederzeit auf dieselben Informationen zugreifen kann. Mithilfe von standardisierten Bewertungsbögen oder sogenannten Scorecards lassen sich klare Kriterien definieren, und Bewertungen können direkt im System festgehalten werden. Das schafft eine bessere Vergleichbarkeit und minimiert subjektive Einflüsse.

Ein weiterer Vorteil eines ATS liegt in der transparenten Nachverfolgung aller Bewertungsschritte. Jede einzelne Bewertung wird mit Zeitstempel und Verantwortlichem dokumentiert, was die Abstimmung innerhalb des Teams erheblich erleichtert. Dank der digitalen Zusammenführung aller Ergebnisse können Entscheidungen schneller und auf einer fundierten Basis getroffen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verkürzt auch die Time-to-Hire und senkt das Risiko von Fehlbesetzungen – ein echter Pluspunkt für jedes Recruiting-Team.

Wie können wir im Auswahlprozess objektive und faire Bewertungen sicherstellen?

Um im Auswahlprozess objektiv und gerecht zu bleiben, ist es wichtig, klare Kriterien und standardisierte Verfahren festzulegen. Ein durchdachtes Bewertungs-Framework hilft dabei, messbare Anforderungen wie Berufserfahrung, Zertifikate oder Projektergebnisse zu definieren. Mit einheitlichen Bewertungsbögen, die beispielsweise eine Skala von 1 bis 5 nutzen, können Sie alle Kandidat:innen übersichtlich und vergleichbar bewerten.

Ein weiteres Schlüsselelement sind strukturierte Interviews. Indem Sie allen Bewerber:innen dieselben Fragen stellen und die Antworten direkt dokumentieren, minimieren Sie das Risiko von Verzerrungen. Zusätzlich bieten objektive Tests wie Fallstudien oder Assessments eine gute Möglichkeit, Kompetenzen greifbar und messbar zu machen. Eine gemeinsame Auswertung der Ergebnisse im Team, gestützt auf aggregierte Scores, schafft Transparenz und stärkt die Fairness im Entscheidungsprozess.

Falls Sie Unterstützung benötigen, könnten Sie die Expertise von getexperts in Anspruch nehmen. Sie helfen dabei, Bewertungsrichtlinien zu entwickeln, die den aktuellen Standards entsprechen, und machen Ihren Auswahlprozess effizienter und klarer.