Personalplanung: Der komplette Leitfaden für HR-Manager

Es gibt Tage, da fühlt sich Personalplanung an wie ein Puzzle mit fehlenden Teilen – kennen Sie das? Dabei ist genau das der Schlüssel, um mit den richtigen Talenten die Unternehmensziele zu erreichen. Der Artikel zeigt, wie Sie mit einem strukturierten Ansatz Ihre Belegschaft analysieren, zukünftige Bedarfe prognostizieren und Lücken gezielt schließen können. Besonders in dynamischen Branchen wie IT, Engineering und Vertrieb ist das unverzichtbar. Denn: Ohne klare Planung wird aus HR schnell Feuerwehrarbeit.

Eine spannende Zahl zum Einstieg: Nur 11 % der Unternehmen betreiben eine langfristige Personalplanung. Dabei könnten Sie damit nicht nur Fachkräftemangel entschärfen, sondern auch Prognoseabweichungen von 20 % auf 2 % reduzieren. Der Artikel bietet praktische Schritte – von der Analyse der aktuellen Belegschaft über die Bedarfsprognose bis hin zur Umsetzung mit Tools und KPIs. Kurz gesagt: Ein Fahrplan, um Teams fit für die Zukunft zu machen. Sind Sie bereit, Ihre Personalstrategie auf ein neues Level zu heben?

HR Planning: How to Apply Human Resource Planning in Practice [2025]

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre aktuelle Belegschaft

Bevor Sie mit einer strategischen Personalplanung beginnen, sollten Sie sich zunächst einen klaren Überblick über die vorhandenen Talente und Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen verschaffen. Eine solche Bestandsaufnahme ist essenziell, doch hier liegt oft die Herausforderung: Laut einer Umfrage wissen 40 % der HR-Führungskräfte nicht genau, welche Kompetenzen ihre Mitarbeitenden tatsächlich mitbringen^[2]. Ohne diese Transparenz wird jede Planung schnell zum Glücksspiel.

Die Analyse Ihrer Belegschaft sollte drei Hauptaspekte umfassen: Fähigkeiten, Leistung und Demografie. Dabei geht es um Fragen wie: Welche Skills sind im Unternehmen vorhanden? Wer liefert welche Ergebnisse? Und wie sieht die Altersstruktur aus – gibt es potenzielle Risiken wie eine Überalterung? Besonders in Bereichen wie IT, Engineering und Vertrieb sind diese Faktoren entscheidend. Während in der IT technische Fähigkeiten wie Programmiersprachen oder Cloud-Zertifizierungen im Fokus stehen, sind im Vertrieb regionale Expertise und Sprachkenntnisse oft ausschlaggebend^[2][8]. Ein weiteres Beispiel: Im Engineering kann der sogenannte „Bus-Faktor“ zum Problem werden – also die Abhängigkeit von Einzelpersonen, die kritisches Wissen besitzen^[8].

Erstellen Sie ein Skills-Inventar

Ein systematisches Skills-Inventar hilft Ihnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und ihre Kompetenzen besser zu verstehen. Gerade für wachsende Teams ist eine Talent-Management-Software unverzichtbar, da manuelle Tabellen schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden^[8][9]. Die Daten sollten aus verschiedenen Quellen stammen, etwa aus Bewertungen durch Führungskräfte, Selbsteinschätzungen oder – insbesondere in IT und Engineering – automatisierten technischen Tests^[8][9].

Neben dem aktuellen Kompetenzstand sollten Sie auch das Interesse Ihrer Mitarbeitenden an Weiterbildungen erfassen. Diese Informationen sind Gold wert, denn sie zeigen, wo Potenzial für Reskilling besteht – ein Thema, das angesichts der Prognose, dass bis 2030 rund 59 % der Arbeitskräfte umgeschult werden müssen, immer wichtiger wird^[8]. Eine Skills-Matrix kann dabei helfen, die Ergebnisse übersichtlich darzustellen. Sie zeigt auf einen Blick, welche Kompetenzen im Team auf welchem Niveau vorhanden sind, und macht sowohl High-Performer als auch Wissenslücken sichtbar^[8].

Besonders in der IT und im Engineering bieten sich automatisierte Screening-Plattformen an, um Programmierfähigkeiten objektiv zu bewerten und Selbstüberschätzungen zu vermeiden^[8]. Im Vertrieb sollten Sie hingegen gezielt auf regionale Expertise, Sprachkenntnisse und Zielgruppenwissen achten – vor allem, wenn eine internationale Expansion geplant ist^[2]. Ein solches Inventar sollte regelmäßig aktualisiert werden, um den Erfolg von Weiterbildungsmaßnahmen messbar zu machen und die Grundlage für eine zielgerichtete Personalstrategie zu schaffen.

Mit diesem klaren Überblick über die Kompetenzen Ihrer Belegschaft können Sie nahtlos zur nächsten Analyse übergehen.

Wenden Sie eine SWOT-Analyse auf Ihre Belegschaft an

Auf Basis des Skills-Inventars bietet sich eine SWOT-Analyse an, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihrer Belegschaft systematisch zu bewerten. So können Sie beispielsweise High-Performer, spezialisierte IT-Zertifizierungen oder tiefes institutionelles Wissen erfahrener Engineers als Stärken identifizieren. Auch hohe Umsätze pro Mitarbeitendem im Vertrieb fallen in diese Kategorie^[2][9][11]. Gleichzeitig lassen sich Schwächen aufdecken, etwa fehlendes Know-how in KI-Technologien, eine alternde Belegschaft im Engineering oder mangelnde Sprachkenntnisse im Vertrieb^[2][4][9].

Die Analyse zeigt auch externe Chancen auf, wie etwa Upskilling-Programme für neue Technologien, die Diversifizierung des Vertriebsteams durch internationale Expansion oder den Einsatz von Automatisierung, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken^[2][6][9]. Aber auch Risiken werden sichtbar: das Abwerben von IT-Talenten, Änderungen in Arbeitsgesetzen oder der Verlust von Wissen durch den Ruhestand erfahrener Mitarbeitender – insbesondere in technischen Bereichen^[10][9][11].

Kombinieren Sie die SWOT-Analyse mit Daten aus Ihrem HRIS-System, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein Beispiel: In Engineering-Abteilungen könnte eine hohe Konzentration älterer Mitarbeitender ein Risiko darstellen, wenn viele zeitgleich in den Ruhestand gehen^[4][9]. Im Vertrieb sollten Sie sicherstellen, dass die vorhandenen Stärken den zukünftigen Marktanforderungen entsprechen^[2].

Wie Mercer betont, können unzureichende Talentpipelines oder unerkannte Kompetenzlücken die Stabilität eines Unternehmens gefährden, oft bevor Probleme überhaupt sichtbar werden^[2]. Eine strukturierte Bewertung Ihrer Belegschaft ist daher der Schlüssel für die nächsten Schritte Ihrer Personalplanung.

Schritt 2: Prognostizieren Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf

Nachdem Sie Ihre aktuelle Belegschaft analysiert haben, ist es an der Zeit, den Blick nach vorne zu richten. Die entscheidende Frage lautet: Welche Talente und Fähigkeiten werden in den nächsten drei bis fünf Jahren notwendig sein, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen? Ohne eine fundierte Prognose wird die Personalplanung schnell reaktiv und kann langfristig teuer werden.

Aktuell haben nur etwa 40 % der Unternehmen ein klares Verständnis dafür, wie sie eine effektive Personalbedarfsprognose erstellen können. Dabei spielen sowohl quantitative Faktoren – wie Geschäftspläne, erwartete Fluktuation und historische Daten – als auch qualitative Aspekte wie branchenspezifische Trends und demografische Entwicklungen eine wichtige Rolle. Besonders in Bereichen wie IT, Engineering und Vertrieb beeinflussen externe Faktoren, etwa technologische Fortschritte (z. B. Künstliche Intelligenz) und internationale Märkte, die Anforderungen. Diese Entwicklungen erfordern neue Sprachkenntnisse und regionales Know-how. Um den zukünftigen Bedarf präzise zu ermitteln, sollten Sie zwischen quantitativen und qualitativen Ansätzen unterscheiden.

Hard vs. Soft Workforce Planning

Bei der Planung des zukünftigen Personalbedarfs unterscheidet man im Wesentlichen zwischen quantitativem (Hard) und qualitativem (Soft) Workforce Planning. Beide Ansätze bieten unterschiedliche Perspektiven:

• Quantitatives Planning basiert auf Zahlen, Daten und Modellen. Beispiele sind Trendanalysen, Produktivitätskennzahlen oder der Markov-Ansatz, der den internen Talentfluss vorhersagt. Dieser Ansatz eignet sich besonders für stabile Märkte und Positionen mit hohem Personalbedarf, wie etwa im Vertrieb. Hier lassen sich Personalzahlen direkt mit Umsatz- oder Expansionszielen verknüpfen.
• Qualitatives Planning setzt auf Expertenwissen und Szenarien. Methoden wie die Delphi-Methode, das 9-Box-Grid zur Bewertung von Leistung und Potenzial oder „Was-wäre-wenn“-Simulationen helfen, verschiedene Zukunftsszenarien zu entwerfen – sei es für schnelles Wachstum, wirtschaftliche Einbrüche oder technologische Veränderungen. Diese Herangehensweise ermöglicht es, flexibel auf unerwartete Entwicklungen zu reagieren.

Merkmal	Quantitatives (Hard) Planning	Qualitatives (Soft) Planning
Fokus	Headcount und Personalkosten	Fähigkeiten, Potenzial und Führungsqualitäten
Ideal für	Positionen mit hohem Volumen und stabilen Märkten	Strategische Rollen und volatile Märkte

Demand Planning für IT, Engineering und Vertrieb

In der Praxis sollten Sie beide Ansätze kombinieren und an die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche anpassen.

• IT und Engineering: Hier ist es entscheidend, die Prognosen an technologischen Entwicklungen und bestehenden „Skills Gaps“ auszurichten. Bereiche wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Technologien verlangen nach hochspezialisierten Fachkräften. Die Analyse von Stellenanzeigen und branchenspezifischen Datenquellen kann dabei helfen, die gefragtesten Fähigkeiten zu identifizieren.
• Vertrieb: Im Vertrieb hängt die Personalbedarfsplanung oft direkt mit Umsatzzielen und Expansionsplänen zusammen. Wenn beispielsweise eine internationale Expansion ansteht, sollten Sprachkenntnisse und Kenntnisse regionaler Märkte gezielt eingeplant werden. Auch der demografische Wandel – oft als „Silver Tsunami“ bezeichnet – macht eine vorausschauende Nachfolgeplanung notwendig, insbesondere in technisch anspruchsvollen Bereichen.

Mit einer gut durchdachten Kombination aus quantitativen und qualitativen Ansätzen schaffen Sie eine flexible und zukunftssichere Personalstrategie, die sowohl Stabilität als auch Anpassungsfähigkeit gewährleistet.

Schritt 3: Lücken und Risiken identifizieren

Nach der Analyse und Prognose Ihrer Belegschaft folgt die Gap-Analyse, mit der Sie gezielt auf zukünftige Herausforderungen reagieren können. Hierbei vergleichen Sie systematisch Ihr aktuelles Personalangebot – also die vorhandenen Fähigkeiten, Qualifikationen und Leistungsniveaus – mit dem prognostizierten Bedarf, der sich aus Ihren Geschäftszielen und technologischen Entwicklungen ergibt ^[2][9][12]. Diese Analyse sollte sowohl quantitativ (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden) als auch qualitativ (z. B. spezifische Kompetenzen und Kenntnisse) durchgeführt werden ^[1]. Ein häufiges Problem: Es fehlt an einer klaren Übersicht über die vorhandenen Fähigkeiten, was die Planung erschwert.

Neben der Identifikation von Lücken ist Risikomanagement entscheidend. Dabei geht es darum, „kritische Altersrisiken“ – wie bevorstehende Pensionierungen – und „kritische Personalsegmente“ zu erkennen, deren Ausfall die Geschäftskontinuität gefährden könnte ^[4][13]. Besonders in Bereichen wie IT, Engineering und Vertrieb können Engpässe in Schlüsselpositionen schwerwiegende Folgen haben. Wie Mercer es treffend beschreibt:

„A weak pipeline or hidden talent issues can shake your organisation's very foundation before anyone has realised there might be a problem." ^[2][1]

Skills-Matrizen als Werkzeug für die Gap-Analyse

Eine Skills-Matrix (oder Kompetenzmatrix) bietet eine klare Übersicht über die vorhandenen Fähigkeiten im Vergleich zu den zukünftigen Anforderungen ^[13]. Sie können Daten aus Ihrem HRIS, Performance-Reviews und Mitarbeiter-Selbsteinschätzungen nutzen, um diese Matrix zu erstellen ^[9][12]. Die Fähigkeiten lassen sich in drei Kategorien einteilen: technische Fachkenntnisse (spezifisches Wissen), bereichsübergreifende Kompetenzen (z. B. Teamfähigkeit oder Problemlösungsfähigkeit) und Zertifikate und Qualifikationen (formale Nachweise) ^[14].

Besonders hilfreich wird diese Analyse durch den Einsatz von Szenario-Simulationen. Modellieren Sie verschiedene Zukunftsszenarien – wie Marktwachstum, digitale Transformation oder Krisensituationen – und analysieren Sie, wie sich dadurch die Anforderungen an Talente verändern könnten ^[4][1]. Ein Beispiel: Eine Studie der Bertelsmann Stiftung zeigt, dass Metallbearbeitungsassistenten durch ihre hohe Skill-Kompatibilität zu Spezialisten für Metallzerspanung weiterentwickelt werden können. Ebenso könnten Experten in industrieller Forschung und Entwicklung in Mikrotechnologie-Rollen wechseln, wenn sie zusätzliche Kenntnisse in Elektronik-Engineering und Programmierung erwerben ^[14].

Risiken in Schlüsselpositionen minimieren

Um die Kontinuität in geschäftskritischen Funktionen zu sichern, sollten Sie sich auf schwer zu besetzende oder besonders wichtige Positionen konzentrieren ^[4]. Eine Altersstrukturanalyse hilft dabei, Wissensverluste durch Pensionierungen vorherzusagen und rechtzeitig Nachfolgeplanungen einzuleiten ^[4][13]. Deutsche Unternehmen wie die Deutsche Bahn setzen seit August 2025 auf systematische Altersstrukturanalysen und Nachwuchsförderungsprogramme, um Risiken durch hohe Pensionierungsraten frühzeitig zu begegnen ^[13].

In den Bereichen IT, Engineering und Vertrieb bedeutet das: Identifizieren Sie Ihre kritischen Rollen – etwa Lead-Entwickler mit Spezialwissen zu Legacy-Systemen, erfahrene Konstruktionsingenieure oder Key-Account-Manager mit langjährigen Kundenbeziehungen. Maßnahmen wie Mentoring-Programme, Wissenstransfer-Workshops oder Job-Shadowing können helfen, das Know-how rechtzeitig weiterzugeben ^[7][9]. Dabei gilt: Die Bindung bestehender Mitarbeitender ist meist kostengünstiger als die Rekrutierung neuer Talente zur Schließung von Kompetenzlücken ^[6].

Im nächsten Schritt geht es darum, konkrete Strategien zu entwickeln, um die identifizierten Lücken zu schließen.

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Schritt 4: Personalstrategien entwickeln

Nachdem Sie die Lücken und Risiken identifiziert haben, geht es nun darum, gezielte Personalstrategien zu erarbeiten. Ein bewährtes Konzept dafür ist das „Build, Buy, Borrow"-Framework. Dieses Modell kombiniert interne Entwicklung („Build“), externe Rekrutierung („Buy“) und den Einsatz von Freelancern oder Interim-Kräften („Borrow“) ^[4][6]. Je nach Bedarfslage sollten Sie die Gewichtung dieser drei Ansätze anpassen. Während die interne Entwicklung oft kostengünstiger und langfristig stabiler ist, bietet externe Rekrutierung schnelle Lösungen bei dringendem Fachkräftemangel ^[6]. Diese strategische Ausrichtung bildet die Grundlage für Maßnahmen wie Upskilling, Nachfolgeplanung und gezielte Rekrutierung.

Upskilling und Nachfolgeplanung

Weiterbildung ist eine der effektivsten Methoden, um Kompetenzlücken zu schließen ^[15]. Besonders in Bereichen wie IT und Engineering, wo sich Technologien rasant weiterentwickeln, ist kontinuierliches Lernen unverzichtbar. Eine starke Lernkultur, in der Mitarbeitende ihre Weiterbildungsbedarfe selbst erkennen können, ist hier entscheidend. Wie SAP es ausdrückt:

„Fostering an environment of learning isn't always a top-down endeavor. It's on HR to create the culture of learning, then let the employees identify the types of skills they want and need to develop." ^[6]

Auch die Nachfolgeplanung gewinnt an Bedeutung, besonders in Branchen mit hohen Pensionierungsraten. Maßnahmen wie Mentoring-Programme, Job-Shadowing und Wissenstransfer-Workshops helfen dabei, Wissen rechtzeitig weiterzugeben ^[9]. Unternehmen wie Bosch entwickeln bereits heute neue Kompetenzprofile, um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden ^[13].

Rekrutierung für IT, Engineering und Vertrieb

Wenn die interne Entwicklung nicht ausreicht oder spezifische Fachkenntnisse fehlen, ist externe Rekrutierung oft unvermeidlich. Ein Beispiel aus der Pharmaindustrie zeigt, wie ein globaler Produktionsstandort durch strategische Planung den Bedarf an 150 neuen Mitarbeitenden innerhalb von drei Jahren ermitteln konnte, um Effizienzziele zu erreichen ^[15].

Für zeitkritische Projekte oder spezialisierte Aufgaben eignet sich das „Borrow"-Modell – also der Einsatz von Freelancern, Interim-Managern oder externen Dienstleistern ^[6][16]. Besonders bei kurzfristigen IT-Projekten oder saisonalen Vertriebskampagnen kann dies eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung sein. getexperts unterstützt Unternehmen hierbei mit Contracting-Services, die verifizierte Expert:innen innerhalb von 7–14 Tagen bereitstellen – flexibel und erfolgsbasiert. Für langfristige Positionen bietet die Direktvermittlung Zugang zu einem Netzwerk von über 4 000 vorqualifizierten Kandidat:innen aus IT, Engineering und B2B-Sales, mit ersten Profilen bereits nach 3–5 Tagen.

Interne und externe Talentlösungen ausbalancieren

Die optimale Balance zwischen internen und externen Lösungen hängt von Ihrer Geschäftsstrategie ab. Interne Entwicklung eignet sich besonders für Rollen, die tiefes Unternehmenswissen und langfristigen Bedarf erfordern – sie stärkt die Mitarbeiterbindung und ist meist kosteneffizienter ^[16]. Externe Rekrutierung hingegen bringt neue Perspektiven und schließt akute Lücken schnell, ist jedoch teurer und birgt das Risiko kultureller Fehlanpassungen ^[6][16]. Studien zeigen auch, dass die Bindung bestehender Mitarbeitender oft wirtschaftlicher ist als Neueinstellungen ^[6].

Strategie	Vorteile	Herausforderungen
Interne Entwicklung (Build)	Kostensparend; stärkt Unternehmenskultur; fördert Mitarbeiterbindung [6]	Zeitaufwendig; erfordert eine starke Lernkultur [6]
Externe Rekrutierung (Buy)	Schnelle Lösung für Fachkräftemangel; bringt spezialisiertes Wissen und neue Ideen [6]	Höhere Kosten; Risiko kultureller Missstände; starker Wettbewerb um Talente [6]
Nachfolgeplanung	Sichert Wissenstransfer; stabilisiert Führungswechsel [9][13]	Benötigt vorausschauende Planung und frühzeitige Talentförderung [9]

Schritt 5: Umsetzen, überwachen und anpassen

Ohne eine konsequente Umsetzung und Überwachung bleibt jede Personalstrategie nur Theorie. Basierend auf den strategischen Überlegungen der Schritte 1 bis 4 sollten Sie Ihre „Build, Buy, Borrow“-Strategie auf die Ebene einzelner Mitarbeitender und spezifischer Positionen herunterbrechen ^[4]. Übertragen Sie genehmigte Stellen in Ihr HCM-System und stellen Sie sicher, dass Personalkosten in Echtzeit mit dem Budget synchronisiert werden. Nur so behalten Sie den Überblick über die tatsächlichen Auswirkungen von Neueinstellungen oder Weiterbildungsmaßnahmen ^[5][10].

Personalplanung ist kein statischer Prozess. Statt sich an starre Jahresplanungen zu klammern, sollten Sie auf agile Ansätze setzen, die sich flexibel an die Geschäftsentwicklung anpassen lassen. Moderne Unternehmen verlassen sich dabei auf Echtzeit-Dashboards, die eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und Finanzabteilung ermöglichen. So können Pläne bei veränderten Prioritäten schnell angepasst werden ^[5]. Diese Schritte sind entscheidend, um den Erfolg durch klar definierte Kennzahlen messbar zu machen.

Kennzahlen (KPIs) für die Personalplanung

Um die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen zu bewerten, sind klare Key Performance Indicators unerlässlich. Im Bereich Recruiting sind Kennzahlen wie Time-to-Fill und das Verhältnis von Bewerbungen zu Angeboten besonders hilfreich, um die Effizienz Ihrer „Buy“-Strategie zu analysieren ^[5][3]. Für die Stabilität Ihrer Teams sollten Sie Fluktuationsraten und Fehlzeiten überwachen. Diese Werte helfen, kritische Bereiche wie IT- oder Engineering-Rollen frühzeitig zu identifizieren ^[5][3]. Die Staffing Forecast Variance zeigt, wie präzise Ihre Bedarfsprognosen sind. Mit fortschrittlichen Planungstools können Abweichungen von 20 % auf bis zu 2 % reduziert werden ^[5]. Weitere relevante Metriken umfassen unbesetzte Positionen, Mitarbeiterzufriedenheit (gemessen durch Engagement-Umfragen) und Skills-Gap-Coverage, um den Erfolg Ihrer Upskilling-Initiativen zu verfolgen ^[2][5][9].

Agile Workforce-Lösungen einführen

Sobald die Ergebnisse analysiert sind, sollten Sie auf agile Methoden setzen, um flexibel auf Abweichungen reagieren zu können. Besonders in Bereichen wie IT und Engineering, wo sich Technologien rasant weiterentwickeln, sind agile Personalansätze unverzichtbar. Mithilfe von Szenario-Modellierungen („What-if“-Analysen) können Sie die Auswirkungen von Marktveränderungen oder technologischen Neuerungen auf Ihren Personalbedarf simulieren ^[5][3].

Das „Borrow“-Modell – also der gezielte Einsatz von Freelancern oder Interim-Kräften – bietet eine ideale Lösung für kurzfristige Skill-Lücken oder projektbasierte Anforderungen. Plattformen wie getexperts unterstützen Sie hierbei mit Contracting-Services, die Ihnen innerhalb von 7–14 Tagen geprüfte Fachkräfte bereitstellen können. Diese Option eignet sich besonders für zeitkritische IT-Projekte oder saisonale Kampagnen im Vertrieb. Indem Sie Ihre Pläne kontinuierlich anpassen, sichern Sie sich die nötige Flexibilität, um wettbewerbsfähig zu bleiben ^[6][9].

Branchenspezifische Anwendungen für IT, Engineering und Sales

Die Personalplanung muss gezielt auf die besonderen Anforderungen in IT, Engineering und Vertrieb abgestimmt werden, da jede dieser Branchen vor spezifischen Herausforderungen steht. In der IT fehlen Fachkräfte für Bereiche wie künstliche Intelligenz, Cloud-Technologien und Cybersecurity ^[17][18]. Im Engineering gibt es Engpässe bei Robotik, Smart-Factory-Designs und der Umstellung auf Elektromobilität ^[18][19]. Im B2B-Vertrieb mangelt es oft an tiefgehendem technischen Know-how sowie an sprachlichen und regionalen Kompetenzen, die für globale Märkte unverzichtbar sind ^[19][2]. Im Folgenden werden Ansätze vorgestellt, um diese Herausforderungen in den drei Bereichen zu meistern.

Skill-Lücken in der IT schließen

Im Jahr 2025 gab es in Deutschland über 137.000 unbesetzte Stellen im IT- und Softwarebereich ^[23]. Besonders gefragt sind Kompetenzen in künstlicher Intelligenz, Cloud-Infrastrukturen und Cybersecurity ^[17][18]. Interessanterweise setzen bereits 64 % der Mitarbeitenden regelmäßig KI ein, während nur 20 % der Unternehmen eine klare Strategie dafür haben ^[20]. Diese Diskrepanz macht deutlich, dass neben technischem Wissen auch strategische Fähigkeiten gefragt sind.

Um diese Lücken zu schließen, sind Upskilling-Programme und gezieltes Recruiting entscheidend. Das sogenannte „Borrow“-Modell hilft, kurzfristige Engpässe zu überbrücken. Gleichzeitig sollten internationale Talentpools genutzt werden: In Berliner Startups sind beispielsweise 49 % der Mitarbeitenden internationale Fachkräfte ^[22]. Die sogenannte Chancenkarte erleichtert es Unternehmen, qualifizierte Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern für IT-Positionen zu gewinnen ^[23].

Engineering-Teams optimieren

Die demografische Entwicklung stellt die Engineering-Branche vor große Herausforderungen. Eine alternde Belegschaft und ein Mangel an Absolvent:innen in den MINT-Fächern verschärfen die Situation ^[23]. Hinzu kommen technologische Veränderungen, etwa durch Elektromobilität und Industrie 4.0, die neue Kompetenzen erfordern. Ein Beispiel: Bosch in Südfrankreich hat 700 Mitarbeitende umgeschult, um die Produktion von Verbrennungs- auf Elektrofahrzeuge umzustellen. Mithilfe der Plattform Neobrains wurden interne Talente durch Skill-Scans identifiziert, die den Wandel vorantreiben konnten – und so blieben 1.500 Arbeitsplätze erhalten ^[19].

Dieses Beispiel zeigt, dass Reskilling oft effektiver ist als ausschließlich externe Rekrutierung. Regelmäßige Workforce-Audits helfen dabei, frühzeitig Lücken zu erkennen, die durch Renteneintritte in den nächsten drei bis fünf Jahren entstehen könnten ^[18]. Auch „graues Talent“ – also pensionierte Mitarbeitende – sollte nicht unterschätzt werden. Unternehmen wie Bosch und TRIGEMA binden diese als Coaches ein, um wertvolles Wissen zu erhalten. Für spezialisierte Positionen in regionalen Hubs wie München oder Stuttgart kann die Direktvermittlung über getexperts eine schnelle Lösung sein. Dank eines Netzwerks von über 4.000 Kandidat:innen können passende Profile innerhalb von drei bis fünf Tagen bereitgestellt werden. Während technisches Know-how im Engineering im Fokus steht, erfordert der Vertrieb eine andere Herangehensweise.

Hochleistungs-Vertriebsteams aufbauen

Im B2B-Vertrieb sind technische Profile besonders gefragt ^[21]. Vertriebsmitarbeitende müssen nicht nur über Verkaufstalent verfügen, sondern auch komplexe technische Produkte und die Anforderungen internationaler Märkte verstehen. Gehalt und flexible Arbeitsmodelle spielen dabei eine wichtige Rolle: 56 % der Bewerber:innen legen Wert auf attraktive Vergütung, 45 % auf Flexibilität ^[22].

Eine langfristige Teamstärke lässt sich durch eine Kombination aus Nachfolgeplanung und gezieltem Recruiting erreichen. Werkstudentenprogramme sind eine gute Möglichkeit, Studierende frühzeitig einzubinden und eine Pipeline für zukünftige Fachkräfte aufzubauen ^[21]. Für kritische Positionen oder internationale Expansionen bietet getexperts erfolgsbasiertes Recruiting an – bezahlt wird nur bei erfolgreicher Besetzung. Besonders hilfreich ist die persönliche Beratung, die sicherstellt, dass Kandidat:innen nicht nur fachlich, sondern auch kulturell gut ins Unternehmen passen. Zudem bevorzugen 70 % der Mitarbeitenden Unternehmen, die eine positive soziale oder ökologische Wirkung haben ^[22]. Diesen Aspekt sollten Sie in Ihrer Arbeitgebermarke für Vertriebspositionen hervorheben, um langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Fazit

Die Personalplanung ist kein einmaliges Unterfangen, sondern ein fortlaufender Prozess, der Ihr Unternehmen flexibel und wettbewerbsfähig hält. Wenn Sie heute gezielt die Lücken zwischen den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden und den zukünftigen Anforderungen schließen, schaffen Sie entscheidende Vorteile – besonders in Bereichen wie IT, Engineering und Vertrieb, wo der Fachkräftemangel und der technologische Fortschritt den Druck erhöhen. Moderne Tools können dabei helfen, Prognoseabweichungen von 20 % auf 2 % zu reduzieren, wodurch sowohl Kosten als auch Risiken minimiert werden ^[5]. Solche strategischen Ansätze sind die Basis für fundierte und zukunftsgerichtete Personalentscheidungen.

Die Wahl zwischen „Build“, „Borrow“ oder „Buy“ sollte stets auf einer soliden Datenbasis beruhen. Gerade bei hochspezialisierten Positionen – beispielsweise in Cybersecurity, Cloud-Infrastrukturen oder dem technischen B2B-Vertrieb – ist der Zugriff auf vorqualifizierte Talentpools ein entscheidender Faktor. Mit einem Netzwerk von über 4.000 Kandidat:innen unterstützt getexperts Sie dabei, innerhalb von drei bis fünf Tagen die passenden Profile zu finden.

Um Ihre Personalplanung effektiv mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen, sollten HR, Finance und Führungskräfte eng zusammenarbeiten. Szenario-Simulationen können Ihnen helfen, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren, während eine Kultur des lebenslangen Lernens sicherstellt, dass Ihre Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand bleiben. Nur wer seine Workforce-Strategie regelmäßig überprüft und anpasst, kann in dynamischen Branchen langfristig erfolgreich agieren.

Jetzt, da Sie die fünf Schritte der Personalplanung – von der Analyse über die Prognose bis hin zur Umsetzung – kennen, ist es an der Zeit, aktiv zu werden. Analysieren Sie Ihre Belegschaft, identifizieren Sie kritische Kompetenzlücken und setzen Sie gezielte Maßnahmen um. So schaffen Sie starke, zukunftsorientierte Teams, die Ihr Unternehmen nachhaltig nach vorne bringen.

FAQs

Wie kann ich eine Skills-Matrix für mein Unternehmen erstellen und effektiv nutzen?

Eine Skills-Matrix ist ein praktisches Werkzeug, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen, Lücken zu erkennen und gezielte Maßnahmen abzuleiten. Der erste Schritt ist, die zentralen Rollen in Ihrem Unternehmen klar zu definieren und die dafür notwendigen Kompetenzen zu bestimmen. Danach sollten Sie den aktuellen Kenntnisstand Ihrer Mitarbeitenden erheben – beispielsweise durch Bewertungen, Feedbackgespräche oder vorhandene Zertifizierungsdaten.

Durch den Vergleich von Soll- und Ist-Werten lassen sich sogenannte Skill-Gaps schnell identifizieren. Daraus können konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, wie etwa Weiterbildungen, interne Versetzungen oder gezielte Neueinstellungen. Die Skills-Matrix hilft Ihnen außerdem, die Personal- und Nachfolgeplanung strategisch zu gestalten, Ressourcen sinnvoll einzusetzen und den Fortschritt kontinuierlich zu überprüfen. Wichtig ist, die Matrix regelmäßig zu aktualisieren, um auf veränderte Geschäftsanforderungen flexibel reagieren zu können.

Eine gut gepflegte Skills-Matrix sorgt nicht nur für Klarheit, sondern hilft auch, Engpässe zu vermeiden und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens langfristig zu sichern.

Wie können Unternehmen ihren zukünftigen Personalbedarf effektiv und präzise planen?

Um den zukünftigen Personalbedarf effektiv zu planen, ist es entscheidend, zunächst einen genauen Blick auf den aktuellen Personalbestand zu werfen. Dabei sollten sowohl die vorhandenen Qualifikationen als auch die Kapazitäten der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Im nächsten Schritt geht es darum, den zukünftigen Bedarf abzuschätzen – und zwar auf Basis der Unternehmensziele sowie relevanter Marktdaten. Hier spielen Aspekte wie geplante Expansionen, technologische Neuerungen oder auch aktuelle Markttrends eine wichtige Rolle.

Anschließend gilt es, den prognostizierten Bedarf mit dem aktuellen Bestand zu vergleichen, um eventuelle Lücken zwischen Soll und Ist zu erkennen. Diese Analyse bildet die Grundlage für gezielte Maßnahmen, etwa Recruiting-Initiativen, Weiterbildungsprogramme oder interne Umstrukturierungen. Wichtig ist zudem, die Umsetzung dieser Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen. So können Sie Ihre Strategie bei Bedarf anpassen und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Welche effektiven Ansätze gibt es, um spezifische Skill-Lücken in der IT-Branche zu schließen?

Um die Lücken bei IT-Kompetenzen zu schließen, können Unternehmen auf unterschiedliche Strategien setzen. Eine Möglichkeit ist die Durchführung von detaillierten Skill-Analysen, um genau zu erkennen, welche Fähigkeiten im Team fehlen. Darauf aufbauend lassen sich gezielte Weiterbildungen und Upskilling-Programme entwickeln, die Mitarbeitende fit für kommende Aufgaben machen.

Auch interne Rekrutierung und der Einsatz von Insourcing oder Outsourcing können helfen, Fachkräfte gezielt einzusetzen. Der Aufbau von Talent-Pipelines sorgt zudem dafür, dass passende Expert:innen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Unterstützend wirken dabei moderne Technologie-Tools, die Talente analysieren und mit den Anforderungen des Unternehmens abgleichen.

Letztlich ist es entscheidend, frühzeitig zu planen und in die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden zu investieren, um auch in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.