Wie automatisierte Interviewplanung die Time-to-Hire reduziert

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie viele Talente Ihnen durch die Finger gleiten, nur weil der Interviewprozess zu lange dauert? Studien zeigen: Top-Kandidat:innen sind im Schnitt nur 10 Tage verfügbar. In der IT-Branche dauert es jedoch oft 230 Tage, eine Stelle zu besetzen. Der Hauptgrund? Manuelle Terminabstimmungen. Hier setzt die automatisierte Interviewplanung an und spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – für beide Seiten.

Mit Self-Service-Buchungslinks und Kalender-Synchronisation können Kandidat:innen Termine selbstständig wählen, während automatisierte Erinnerungen No-Shows verhindern. Das Ergebnis: eine bis zu 63 % kürzere Einstellungszeit und weniger Absprünge. Kombiniert mit menschlicher Expertise – etwa für persönliche Gespräche und Soft-Skill-Bewertungen – wird der Prozess effizienter und professioneller.

Automatisierung ist kein Hexenwerk. Starten Sie mit kleinen Schritten, wie der Integration von Buchungstools in Ihren Kalender. So haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche: die besten Talente zu gewinnen. Klingt doch nach einer lohnenden Investition, oder?

Time-to-Hire und Automatisierung im Überblick

Was bedeutet Time-to-Hire?

Time-to-Hire beschreibt den Zeitraum vom ersten Kontakt mit einem Kandidaten bis hin zur Vertragsunterzeichnung ^[1][3]. Diese Kennzahl ist nicht nur ein Indikator für Effizienz, sondern hat auch direkte finanzielle Auswirkungen: Jede unbesetzte Stelle verursacht Kosten – sei es durch Produktionsausfälle, zusätzliche Belastungen für bestehende Teams oder entgangene Umsätze ^[1][3].

In bestimmten Branchen, wie etwa der IT, kann dieser Prozess mehrere Monate in Anspruch nehmen ^[3]. Ella Leigh, SAP-Recruitment-Expertin bei Ratbacher, gibt dazu einen realistischen Richtwert:

„Wir empfehlen unseren Kunden, mindestens 60 Tage einzuplanen – das ist ein realistischer Zeitrahmen" ^[3].

Besonders in der manuellen Interviewplanung zeigen sich dabei deutliche Schwachstellen, wie der nächste Abschnitt verdeutlicht.

Warum manuelle Interviewplanung oft scheitert

Die Koordination von Vorstellungsgesprächen per Hand ist ein echter Zeitfresser. Der ständige Austausch von E-Mails und die Abstimmung zwischen allen Beteiligten – von HR über Fachabteilungen bis hin zu Hiring Managern – kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven ^[2]. Die Situation wird noch komplizierter, wenn Kalenderkonflikte auftreten oder Feedback-Schleifen zwischen den Abteilungen zu lange dauern ^[2][3].

Währenddessen verlieren Sie möglicherweise vielversprechende Talente an schnellere Wettbewerber. Tania Miranda, Head of SEO und Content bei Tellent/Recruitee, bringt es auf den Punkt:

„Wenn das Recruiting-Team keine Zeit mehr mit Email-Pingpong und Terminplanung verschwenden muss, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben" ^[2].

Diese Herausforderungen lassen sich jedoch durch den Einsatz automatisierter Lösungen erheblich reduzieren.

Automatisierung: Wie sie den Recruiting-Prozess beschleunigt

Automatisierte Tools für die Interviewplanung nutzen Self-Service-Funktionen: Recruiter senden einen Link mit ihrer Echtzeit-Verfügbarkeit, und Kandidat:innen können selbstständig einen passenden Termin auswählen ^[2]. Das System trägt den Termin automatisch in alle relevanten Kalender ein. Zudem können moderne Lösungen Scheduling-Links automatisch versenden, sobald ein Kandidat eine bestimmte Pipeline-Stufe erreicht hat. Die Synchronisation mit Google- oder Outlook-Kalendern erfolgt dabei nahtlos ^[2].

Die Vorteile sind klar messbar: Laut einer Studie berichten 86,1 % der Recruiter, dass ein Applicant Tracking System (ATS) den Einstellungsprozess beschleunigt ^[5]. Während ein manueller Bewerbungsprozess durchschnittlich 17 Minuten dauert, reduziert sich dieser Aufwand mit Automatisierung auf nur 3 Minuten ^[5].

Aspekt	Manuelle Planung	Automatisierte Planung
Kommunikation	Viele E-Mails und Anrufe	Ein einziger Link für Kandidat:innen
Kalenderverwaltung	Manuelles Prüfen und Eintragen	Automatische Echtzeit-Synchronisation
Kandidatenerlebnis	Langsam, reaktiv, fehleranfällig	Schnell, selbstgesteuert, professionell
Interne Koordination	Hoher Aufwand für Terminabstimmung	Automatische Erkennung gemeinsamer Zeiten

Durch Automatisierung wird nicht nur der Prozess effizienter, sondern auch das Erlebnis für alle Beteiligten spürbar verbessert. Ein Gewinn für Unternehmen und Kandidat:innen gleichermaßen.

So richten Sie automatisierte Interviewplanung ein

Die automatisierte Planung von Interviews ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Mit den richtigen Tools und einer klaren Struktur können Sie den Prozess schnell und effizient umsetzen.

Kalendersysteme verbinden

Der erste Schritt ist die Verknüpfung Ihres Terminplanungstools mit gängigen Kalendersystemen wie Google Calendar, Microsoft Outlook oder Office 365. Dadurch erhalten Sie eine Echtzeitübersicht über Verfügbarkeiten und vermeiden Doppelbuchungen. Ebenso wichtig ist die Integration mit Ihrem Applicant Tracking System (ATS), damit Kandidatendaten und der Interviewstatus automatisch synchronisiert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Definieren Sie feste Zeitfenster für Hiring Manager und Teams. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Tagesablauf, ohne den gesamten Kalender freizugeben.

Grace Taylor, Director of Talent Operations bei Intercare Therapy, erklärt: „Die automatisierte Terminplanung hat unseren Prozess sowohl für Recruiter als auch für Kandidaten vereinfacht. Das Ergebnis: effizientere Bewerbungsabläufe, höhere Konversionsraten und geringere Besetzungskosten."

Die Vorteile sind messbar: Unternehmen wie CBRE sparen wöchentlich im Durchschnitt 7,3 Stunden allein bei der Terminplanung. Insgesamt kann der Zeitaufwand für die Koordination von Interviews um bis zu 70 % reduziert werden ^[6].

Wenn die technischen Verbindungen stehen, können Sie den nächsten Schritt angehen: Kandidat:innen ermöglichen, ihre Termine selbst zu buchen.

Kandidat:innen buchen ihre Termine selbst

Stellen Sie individuelle Buchungslinks bereit, über die Kandidat:innen Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen und einen passenden Termin wählen können – ohne lästigen E-Mail-Austausch. Für komplexere Panel-Interviews lassen sich die Tools so konfigurieren, dass sie die Verfügbarkeiten aller Beteiligten entweder nacheinander oder gleichzeitig prüfen. Ein nützlicher Tipp: Kombinieren Sie die Buchung mit Knock-out-Fragen. So stellen Sie sicher, dass nur Kandidat:innen, die grundlegende Anforderungen wie Arbeitserlaubnis oder Sprachkenntnisse erfüllen, Zugriff auf den Buchungslink erhalten.

Mit der automatisierten Buchung ist der Prozess jedoch noch nicht abgeschlossen – Erinnerungen spielen eine entscheidende Rolle.

Automatisierte Erinnerungen einrichten

Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp sorgen dafür, dass niemand den Termin vergisst. Diese sollten Uhrzeit und alle wichtigen Interviewdetails enthalten. Zusätzlich können automatische „Danke"-Nachrichten und Hinweise zu den nächsten Schritten direkt nach dem Gespräch versendet werden. Besonders bei internationalen Bewerbungen ist eine automatische Zeitzonen-Erkennung hilfreich. Passen Sie die Vorlagen für Erinnerungen an die jeweilige Phase des Recruiting-Prozesses an – beispielsweise unterscheidet sich der Ton einer Einladung zu einem Erstgespräch von der Erinnerung an ein technisches Assessment.

Die Vorteile dieser Automatisierung sind enorm: Unternehmen berichten von einer Verkürzung der Time-to-Hire um bis zu 63 % ^[9] und einer durchschnittlichen Reduzierung der Vakanzzeit um 8 Tage ^[8].

Ergebnisse messen: Time-to-Hire-Verbesserungen nachvollziehen

Um den Erfolg Ihrer automatisierten Interviewplanung zu bewerten, sollten Sie auf klar definierte Kennzahlen setzen. Diese geben Ihnen nicht nur Einblicke in die Effizienz Ihres Prozesses, sondern helfen auch, gezielt Optimierungen vorzunehmen.

Welche Kennzahlen Sie tracken sollten

Die Time-to-Hire – also die Zeitspanne vom ersten Kontakt mit Kandidat:innen bis zur Vertragsunterzeichnung ^[3] – ist eine der zentralen Kennzahlen. Teilen Sie den Prozess in einzelne Phasen auf, wie Bewerbung, Interview und Vertragsabschluss ^[1]. So können Sie genau analysieren, an welchen Stellen Automatisierung den größten Einfluss hat.

Ein weiterer wichtiger Indikator ist die Time-to-First-Interview. Diese misst, wie viel Zeit zwischen dem Eingang einer Bewerbung und dem ersten Gespräch vergeht ^[11]. Hier zeigt sich besonders deutlich, wie automatisierte Terminplanung die Geschwindigkeit steigern kann. Ebenso sollten Sie die Candidate Drop-off Rate im Blick behalten: Prozesse, die länger als 40 Tage dauern, führen zu einem Anstieg der Absprungrate um 12 % ^[2].

Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit branchenspezifischen Benchmarks, wie denen der Bundesagentur für Arbeit oder Bitkom ^[1]. Im IT-Bereich liegt die durchschnittliche Besetzungsdauer bei 7,7 Monaten (etwa 230 Tage) ^[3], während sie branchenübergreifend bei durchschnittlich 70 Tagen liegt ^[11]. Richard Gödel, CTO von meetergo, hebt hervor:

„Eine verkürzte Time-to-Hire senkt nicht nur die Kosten für das Unternehmen, sondern verbessert auch die Candidate Experience und verhindert Engpässe" ^[1].

Diese Kennzahlen machen es möglich, den Erfolg Ihrer Automatisierung zu belegen und einen direkten Vergleich zwischen manuellen und automatisierten Prozessen zu ziehen.

Manuell vs. automatisiert: Zeitersparnis im Vergleich

Automatisierung bringt in jeder Phase des Prozesses spürbare Vorteile. Während die manuelle Planung oft mit endlosen E-Mails und Kalenderabgleichen verbunden ist, schafft Automatisierung hier Abhilfe. Tania Miranda, Head of SEO and Content bei Tellent, fasst es treffend zusammen:

„Wenn das Recruiting-Team seine Zeit nicht mehr mit E-Mail-Pingpong und Terminabsprachen verschwenden muss, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben" ^[2].

Die Zahlen sprechen für sich: 86,1 % der Nutzer:innen berichten, dass ein Applicant Tracking System (ATS) ihre Einstellungsgeschwindigkeit erhöht hat ^[10]. Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern ist auch wirtschaftlich sinnvoll. Während ein ATS zwischen 100 € und 150 € pro Nutzer:in und Monat kostet, liegen die monatlichen Kosten für einen manuell arbeitenden Recruiter bei 2.000 € bis 3.000 € ^[10]. Die Investition in Automatisierung amortisiert sich also schnell.

Digitale Dashboards können Ihnen dabei helfen, Verzögerungen im Prozess genau zu identifizieren ^[10]. So behalten Sie nicht nur den Überblick über den Erfolg Ihrer Automatisierung, sondern entdecken auch neue Ansätze zur Optimierung.

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Automatisierung und persönliche Recruiting-Expertise kombinieren

Automatisierung zeigt ihre wahre Stärke erst, wenn sie mit menschlicher Kompetenz Hand in Hand geht. Während digitale Tools Routineaufgaben übernehmen, bleibt die persönliche Beratung der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Besetzung.

Warum persönliche Beratung unverzichtbar bleibt

Technologie kann E-Mails verschicken und Termine organisieren, aber sie kann weder Empathie noch die Einschätzung von Soft Skills ersetzen. Wenn administrative Aufgaben durch Automatisierung wegfallen, haben Recruiting-Teams mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: persönliche Gespräche, die Bewertung des Cultural Fits und strategische Entscheidungen. Die geschickte Verbindung von automatisierten Prozessen und menschlichem Know-how ermöglicht es, passende Kandidat:innen frühzeitig zu erkennen und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen von Fach- und Führungspositionen im IT-Bereich individuell zu erfüllen.

Automatisierung steigert die Effizienz, doch der Schlüssel zu langfristigem Erfolg liegt in der gezielten menschlichen Interaktion.

Vorqualifizierte Kandidat:innen-Netzwerke als Erfolgsfaktor

Während persönliche Beratung unersetzlich für die Einschätzung von Soft Skills ist, bieten vorqualifizierte Netzwerke einen direkten Zugang zu hochqualifizierten Talenten. Ein großer Vorteil professioneller Recruiting-Expert:innen ist ihr Zugriff auf exklusive Talentpools. Im Gegensatz zu klassischen Stellenanzeigen, die meist nur aktiv suchende Bewerber:innen ansprechen, ermöglichen diese Netzwerke den Kontakt zu passiven Talenten – oft über persönliche Empfehlungen.

Bei getexperts stehen über 4.000 vorqualifizierte Fachkräfte aus IT, Engineering und B2B-Sales bereit, wodurch Positionen häufig innerhalb von 3 bis 5 Tagen besetzt werden. Unternehmen, die auf diese professionelle Unterstützung setzen, berichten von einer um 40 % schnelleren Besetzungsrate. Zusätzlich führt die Aufbereitung der Bewerbungsunterlagen durch Expert:innen zu einer 42 % kürzeren Bearbeitungszeit im ersten Screening und einer 35 % höheren Erfolgsquote beim Erstgespräch ^[12]. Solche Netzwerke ermöglichen es, den empfohlenen Zeitrahmen von rund 60 Tagen für IT-Stellen deutlich zu unterschreiten – ohne Kompromisse bei der Qualität der Besetzung einzugehen.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Die automatisierte Interviewplanung bietet eine elegante Lösung für den oft mühsamen E-Mail-Austausch zwischen Recruiter:innen, Hiring Managern und Kandidat:innen. Abhängig vom Prozess können solche Automatisierungen die Time-to-Hire um beeindruckende 40 bis 63 % reduzieren ^[13][4]. Während manuelle Terminabsprachen pro Interview zwischen 30 Minuten und 2 Stunden erfordern, schrumpft dieser Aufwand durch Automatisierung auf wenige Sekunden ^[13]. Interessant ist auch, dass 50 % der befragten Fachkräfte schon einmal ein Jobangebot ausgeschlagen haben, weil der Einstellungsprozess zu lange gedauert hat ^[13].

Der erste Schritt zur Einführung solcher Systeme beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Analysieren Sie, wie viel Zeit Ihr Team aktuell für administrative Aufgaben aufwendet ^[7]. Identifizieren Sie Bereiche mit hohem Einsparpotenzial und setzen Sie auf einfache, aber effektive Maßnahmen. Zum Beispiel können Sie direkt nach dem Pre-Screening einen Self-Booking-Link bereitstellen und automatisierte Erinnerungen einrichten, um No-Shows zu minimieren ^[2][7]. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, erste Optimierungsmöglichkeiten klar zu erkennen.

Die wahre Stärke liegt in der Kombination aus Automatisierung und menschlicher Expertise. Wie bereits erwähnt, steigert diese Mischung sowohl Effizienz als auch Qualität: Während digitale Systeme Routineaufgaben übernehmen, können sich Recruiting-Expert:innen auf strategische Aspekte wie den Cultural Fit und die Bewertung von Soft Skills konzentrieren. Diese enge Zusammenarbeit zwischen Technologie und persönlicher Beratung bildet die Basis für erfolgreiche Pilotprojekte.

Ein sinnvoller Startpunkt ist ein Pilotprojekt in einer einzelnen Abteilung. Schulen Sie Ihr Team intensiv im Umgang mit den neuen Tools und messen Sie kontinuierlich relevante KPIs wie Time-to-Hire und Absprungrate ^[7]. Bevor Sie die Einführung unternehmensweit ausrollen, testen Sie kostenlose Versionen, um die Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Infrastruktur zu prüfen ^[2][7]. Achten Sie dabei besonders auf DSGVO-konforme Lösungen mit automatisierter Datenlöschung und sicheren Serverstandorten in Deutschland ^[2].

FAQs

Wie hilft automatisierte Interviewplanung, die Absprungrate von Kandidat:innen zu senken?

Automatisierte Interviewplanung sorgt dafür, dass der Bewerbungsprozess reibungslos und zügig abläuft, indem sie den oft mühsamen manuellen Abstimmungsaufwand ersetzt. Über ein praktisches Self-Service-Portal können Kandidat:innen direkt verfügbare Zeitfenster auswählen, ohne auf Rückmeldungen warten zu müssen. Zusätzlich sorgen automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Status-Updates per E-Mail oder SMS dafür, dass Termine nicht in Vergessenheit geraten und sogenannte No-Shows reduziert werden.

Eine klare und transparente Kommunikation schafft dabei Vertrauen und vermittelt Professionalität sowie Wertschätzung. Das Ergebnis: Bewerber:innen fühlen sich besser betreut und sind motivierter, den gesamten Bewerbungsprozess bis zum Ende zu durchlaufen. Gleichzeitig reduziert die Automatisierung typische Fehler wie doppelte Buchungen oder vergessene Rückmeldungen, die oft Frust auf beiden Seiten verursachen.

Getexperts integriert diese Funktionen in seine 360°-Personalberatung, um Unternehmen eine effiziente Besetzung von IT-, Engineering- und B2B-Sales-Positionen zu ermöglichen. Das bedeutet weniger Absprünge und schnellere Ergebnisse bei der Kandidatensuche.

Wie kann ein automatisiertes Interviewplanungssystem erfolgreich eingeführt werden, um die Time-to-Hire zu verkürzen?

Um ein automatisiertes System für die Interviewplanung erfolgreich einzuführen, ist es zunächst wichtig, die bestehenden manuellen Abläufe genau unter die Lupe zu nehmen. Welche Schritte kosten aktuell am meisten Zeit? Welche Probleme treten regelmäßig auf? Diese Analyse hilft, klare Ziele für die Automatisierung zu formulieren. Möchten Sie vor allem die Terminfindung beschleunigen oder die Kommunikation mit Kandidat:innen verbessern? Diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden.

Im nächsten Schritt steht die Auswahl der passenden Software im Fokus. Hierbei sind Funktionen wie Kalender-Synchronisation, automatische Benachrichtigungen und Self-Service-Buchungen für Bewerber:innen besonders hilfreich. Achten Sie darauf, dass die Software problemlos in Ihre bestehenden HR-Systeme integriert werden kann, um Brüche in den Prozessen zu vermeiden.

Nach der technischen Integration gilt es, die Interview-Workflows präzise zu definieren. Dazu gehören Regeln für Verfügbarkeiten, Pufferzeiten zwischen Terminen und automatische Erinnerungen. Eine Testphase mit einer kleinen Gruppe von Nutzer:innen ist sinnvoll, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und die Bedienbarkeit zu verbessern.

Ebenso wichtig ist die Schulung Ihres Recruiting-Teams. Sie sollten die neuen Abläufe nicht nur verstehen, sondern auch sicher anwenden können. Transparenz gegenüber den Kandidat:innen ist ebenfalls entscheidend – informieren Sie sie klar über den neuen Prozess und dessen Vorteile.

Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Systems können Sie nicht nur die Time-to-Hire deutlich senken, sondern auch die Zufriedenheit der Kandidat:innen spürbar steigern. Ein durchdachtes Automatisierungssystem sorgt so für effizientere Abläufe und eine bessere Bewerbererfahrung.

Warum bleibt menschliche Expertise trotz Automatisierung im Recruiting unverzichtbar?

Automatisierte Tools nehmen Unternehmen lästige und zeitintensive Aufgaben ab, wie etwa die Terminplanung, das Vorfiltern von Bewerbungen oder das Versenden von Bestätigungen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann auch die Time-to-Hire deutlich reduzieren. Doch es gibt Grenzen: Algorithmen sind nicht in der Lage, den zwischenmenschlichen Aspekt wie den kulturellen Fit oder Soft Skills so treffsicher zu bewerten wie erfahrene Recruiter:innen.

Hier kommt die menschliche Expertise ins Spiel. Sie ist unverzichtbar, um die Ergebnisse der Automatisierung richtig einzuordnen, persönliche Interviews sinnvoll zu gestalten und eine echte, positive Candidate-Experience zu schaffen. Getexperts setzt genau hier an und verbindet die Effizienz digitaler Lösungen mit der individuellen Beratung durch Menschen. So wird sichergestellt, dass Kandidat:innen nicht nur schnell, sondern auch langfristig gut zum Unternehmen passen – eine Kombination aus Technologie und Menschlichkeit, die Qualität im Recruiting garantiert.