Erfolgsbasiertes Recruiting vs. Retainer-Modelle

Stellen Sie sich vor, Sie suchen dringend eine Führungskraft – zahlen Sie lieber erst im Erfolgsfall oder setzen Sie auf eine exklusive Zusammenarbeit mit Vorauszahlung? Genau diese Frage stellt sich beim Vergleich von erfolgsbasiertem Recruiting und Retainer-Modellen. Beide Ansätze haben ihre Stärken, doch die Wahl des richtigen Modells hängt von Ihrer Position, Ihrem Budget und Ihrer Erwartung an Qualität ab.

Erfolgsbasiertes Recruiting überzeugt durch sein „No win, no fee“-Prinzip: Sie zahlen nur bei einer erfolgreichen Besetzung. Das klingt fair, birgt aber Risiken wie oberflächliche Suchen oder Mehrfachansprachen. Retainer-Modelle punkten dagegen mit Exklusivität und einer intensiveren Suche – ideal für Führungsrollen oder hochspezialisierte Positionen. Hier wird in Etappen gezahlt, oft nach der Drittelregelung.

Kurzum: Erfolgsbasiert eignet sich für schnellere, risikoarme Besetzungen, während Retainer-Modelle auf Qualität und Vertrauen setzen. Welches Modell passt besser zu Ihnen? Das hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab.

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Erfolgsbasiertes Recruiting: So funktioniert das Modell

Das erfolgsbasierte Recruiting folgt einem einfachen Prinzip: Der Personalberater trägt das volle finanzielle Risiko und erhält seine Vergütung erst, wenn eine Position erfolgreich besetzt wurde. Häufig wird dieses Modell nicht exklusiv vergeben, sodass mehrere Agenturen parallel Kandidaten vorschlagen können.

Kernmerkmale des erfolgsbasierten Recruitings

Die Vergütung liegt in der Regel zwischen 15 % und 35 % des Bruttojahresgehalts und wird entweder bei Vertragsunterzeichnung oder am ersten Arbeitstag des Kandidaten fällig. Insbesondere für IT- und Engineering-Positionen bewegen sich die Provisionen oft zwischen 18 % und 25 %. In Bereichen mit hochspezialisierten Technologien können diese sogar bis zu 30 % betragen.

Ein weiteres wichtiges Element ist die Garantiezeit, die üblicherweise 3 bis 6 Monate beträgt. Sollte der Kandidat in diesem Zeitraum das Unternehmen verlassen, wird kostenfrei Ersatz gestellt. Dieses Modell basiert vor allem auf bestehenden Kandidatendatenbanken und der Ansprache aktiv suchender Fachkräfte. Es wird bevorzugt für Fach- und mittlere Führungspositionen mit Gehältern bis etwa 70.000 € eingesetzt. Für Positionen mit einem Gehalt von über 100.000 € greifen Unternehmen hingegen häufig auf Retainer-Modelle zurück ^[5].

Vorteile und Herausforderungen des Modells

Ein klarer Pluspunkt des erfolgsbasierten Recruitings ist das geringe finanzielle Risiko für Unternehmen. Kosten entstehen erst bei einer erfolgreichen Besetzung, und alle vorangehenden Aktivitäten – von der Kandidatensuche bis zu den Interviews – sind für das Unternehmen risikofrei. Der Wettbewerb zwischen mehreren Agenturen kann zudem die Geschwindigkeit der Suche erhöhen.

Doch das Modell hat auch seine Herausforderungen. Personalberater investieren oft rund 80 % ihrer Zeit in Projekte, die letztlich nicht vergütet werden ^[1]. Das führt dazu, dass schwer zu besetzende Positionen möglicherweise zugunsten von Mandaten mit höheren Erfolgschancen vernachlässigt werden. Außerdem liegt der Fokus häufig auf schnellen Abschlüssen, wodurch passive, aber hochqualifizierte Kandidaten übersehen werden könnten. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Kandidaten durch mehrere Agenturen gleichzeitig kontaktiert werden, was das Image des Unternehmens beeinträchtigen kann.

Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie getexperts dieses Modell erfolgreich umsetzt.

Wie getexperts erfolgsbasiertes Recruiting umsetzt

getexperts hat das erfolgsbasierte Recruiting so weiterentwickelt, dass es die typischen Schwächen des Modells ausgleicht. Unser Ansatz ist zu 100 % erfolgsabhängig und ohne versteckte Kosten – Sie zahlen erst, wenn die Position besetzt ist. Im Unterschied zu traditionellen Contingency-Ansätzen kombinieren wir die Vorteile des Modells mit individueller Beratung und einer transparenten Prozessbegleitung.

Dank unseres Netzwerks von über 4.000 vorqualifizierten Expert:innen aus IT, Engineering und B2B-Sales können wir Ihnen bereits innerhalb von 3 bis 5 Tagen erste Profile präsentieren. Dabei setzen wir nicht auf anonyme Algorithmen, sondern auf persönliche Betreuung: Ein fester Ansprechpartner begleitet Sie durch den gesamten Prozess – von der Anforderungsanalyse bis zum Vertragsabschluss.

Diese Kombination aus erfolgsbasierter Vergütung und enger Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Ihnen ausschließlich Kandidat:innen vorgestellt werden, die wirklich zu Ihren Anforderungen passen. So schaffen wir Vertrauen und erzielen nachhaltige Ergebnisse.

Retainer-Modelle: So funktioniert das Modell

Retainer-Modelle basieren auf einem exklusiven Mandat, bei dem Zahlungen in mehreren Etappen erfolgen – unabhängig davon, ob die zu besetzende Position letztlich erfolgreich vergeben wird. Dieses Modell wird vor allem bei der Suche nach Führungskräften und hochspezialisierten Fachkräften genutzt. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die zentralen Merkmale und Herausforderungen dieses Ansatzes.

Kernmerkmale von Retainer-Modellen

Die Vergütung in Retainer-Modellen liegt in der Regel zwischen 20 % und 35 % des Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Position und wird in mehreren Schritten ausgezahlt ^[1]. Besonders verbreitet ist die sogenannte Drittelregelung: Ein Drittel wird bei Vertragsunterzeichnung fällig, ein weiteres Drittel bei Vorlage der Shortlist und das letzte Drittel nach erfolgreicher Besetzung ^[1].

Dieses Modell wird vor allem bei gehobenen Positionen bis hin zu C-Level-Rollen angewendet. Bei Gehältern über 150.000 € sind Provisionen im Bereich von 30 % bis 35 % üblich, was Kosten von 45.000 € bis zu über 100.000 € bedeuten kann ^[5]. Die Exklusivität des Mandats erlaubt es der Personalberatung, den Markt detailliert zu analysieren und gezielt auch passive Kandidaten anzusprechen ^[1]. Besonders bei vertraulichen Besetzungen – etwa dem Austausch von Führungskräften oder bei Markteintritten – spielt Diskretion eine entscheidende Rolle. Die Suche erfolgt üblicherweise über Direct Search oder Headhunting, wobei Berater systematisch den Markt durchforsten und gezielt Top-Talente kontaktieren ^[1].

Vorteile und Herausforderungen des Modells

Das Retainer-Modell bringt einige klare Vorteile mit sich, aber auch Herausforderungen, die bedacht werden sollten. Ein großer Pluspunkt ist die intensive Recherche und die hohe Qualität der Kandidaten, die durch die finanzielle Absicherung ermöglicht wird. Die Personalberater können sich voll und ganz auf das Mandat konzentrieren und eine gründliche Marktanalyse durchführen ^[1]. Die Exklusivität des Mandats verhindert zudem, dass mehrere Agenturen dieselben Kandidaten kontaktieren, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Ansehen des Unternehmens schützt ^[3]. Diese gezielte und exklusive Betreuung stärkt das Vertrauen der Auftraggeber in den gesamten Prozess.

Allerdings birgt das Modell auch Risiken. So entstehen Kosten, selbst wenn die Position nicht besetzt wird ^[1]. Außerdem ist der Prozess oft zeitaufwändiger, da er auf einer gründlichen Recherche und einer gezielten Ansprache basiert. Heidi Steinberger, Career Mentor und Personal Consultant, bringt es auf den Punkt:

„If you pay peanuts, you get monkeys" ^[3]

Qualität hat eben ihren Preis. Ein weiterer Aspekt ist das sogenannte „Uptick"-Konzept: Sollte das finale Gehalt des Kandidaten höher ausfallen als ursprünglich geschätzt, steigt auch die Provision. Unternehmen sollten hier darauf achten, den passendsten und nicht unbedingt den teuersten Kandidaten zu wählen ^[7].

Wann Retainer-Modelle sinnvoll sind

Retainer-Modelle eignen sich besonders in folgenden Fällen:

• C-Level-Positionen wie CEO, CTO oder VP sowie andere unternehmenskritische Schlüsselrollen ^[1]
• Hochspezialisierte Expertenpositionen in Bereichen wie IT oder Engineering, etwa für Rollen mit seltenen Tech-Stacks, bei denen der Talentpool extrem begrenzt ist ^[2]
• Diskrete Suchen, z. B. wenn eine bestehende Führungskraft ersetzt werden soll oder ein Unternehmen unauffällig in einen neuen Markt einsteigen möchte ^[1]
• B2B-Sales-Rollen mit internationalem Fokus oder spezifischen Branchennetzwerken ^[5]

Die Kombination aus Exklusivität und Diskretion sorgt dafür, dass zwischen Unternehmen und Personalberatung ein hohes Maß an Vertrauen entsteht. Es ist zudem ratsam, auf Nachbesetzungsklauseln zu achten: Standardmäßig werden 3 bis 6 Monate Garantiezeit angeboten, bei besonders hochrangigen Positionen lassen sich jedoch oft bis zu 12 Monate vereinbaren ^[5]. Das globale Marktvolumen der Executive-Search-Branche, das 2020 bei rund 18 Mrd. € lag, zeigt, wie etabliert dieses Modell für die Besetzung von Top-Positionen ist ^[7].

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Performance-Based vs. Retainer-Modelle: Ein Vergleich

Beide Modelle verfolgen das Ziel, offene Stellen erfolgreich zu besetzen, unterscheiden sich jedoch deutlich in ihrer Kostenstruktur, der Tiefe der Suchmethoden und der Art der Zusammenarbeit. Ein direkter Vergleich zeigt, welches Modell in welcher Situation die beste Wahl ist.

Kostenstruktur und finanzielles Risiko

Beim erfolgsbasierten Recruiting trägt der Personalberater das gesamte finanzielle Risiko. Bis zu 80 % seiner Arbeitszeit können in Projekte fließen, die letztlich nicht vergütet werden ^[1]. Unternehmen zahlen nur dann, wenn tatsächlich eine erfolgreiche Vermittlung stattfindet.

Im Retainer-Modell hingegen wird das Risiko zwischen beiden Parteien aufgeteilt. Die Vergütung erfolgt in Etappen – üblicherweise in Form von Vorauszahlungen, unabhängig davon, ob die Position letztlich besetzt wird. Dies signalisiert Verbindlichkeit seitens des Unternehmens und ermöglicht dem Berater, exklusive Ressourcen und eine gründlichere Suche einzusetzen.

Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Für eine Position mit einem Jahresgehalt von 100.000 € entstehen im erfolgsbasierten Modell Kosten zwischen 15.000 € und 35.000 € – allerdings nur bei einer erfolgreichen Vermittlung. Im Retainer-Modell fallen gestaffelte Zahlungen von 25.000 € bis 35.000 € an, wobei bereits vor Abschluss der Besetzung Kosten entstehen können. Bashé Gast, Geschäftsführer der Stammgast Personal GmbH, hebt hervor:

„Ein gut durchdachtes Retainer-Modell sichert nicht nur eine strukturierte Zusammenarbeit, sondern stärkt auch das Vertrauen zwischen Unternehmen und Berater" ^[8].

Doch nicht nur die Kostenstruktur, auch die Qualität der Kandidatensuche unterscheidet die beiden Ansätze.

Suchtiefe und Qualität der Kandidaten

Erfolgsbasiertes Recruiting setzt häufig auf bestehende Datenbanken und aktive Jobsuchende. Da mehrere Agenturen gleichzeitig an der Suche beteiligt sein können, wird der Prozess zwar beschleunigt, oft jedoch auf Kosten der Tiefe. Heidi Steinberger, Personalberaterin und Career Mentor, bringt es treffend auf den Punkt:

„Performance-based recruiters have no financial leeway to conduct a high-quality search. Everything is done with minimal effort because they carry the risk" ^[3].

Das Ergebnis: Unternehmen erhalten oft eine Vielzahl von Profilen, die sie selbst durchsehen und bewerten müssen.

Das Retainer-Modell hingegen erlaubt eine deutlich intensivere Suche. Berater führen tiefgehende Marktanalysen durch, sprechen gezielt passive Kandidaten an und investieren Zeit in Vorqualifizierungen, Referenzprüfungen und mehrstufige Interviews. Gerade in spezialisierten Bereichen wie IT oder Ingenieurwesen, wo spezifische Fähigkeiten und ein begrenzter Talentpool die Regel sind, zahlt sich dieser Ansatz aus.

Vertrauensbildung und langfristige Zusammenarbeit

Das Retainer-Modell wird häufig als der bessere Ansatz für den Aufbau von Vertrauen und langfristigen Partnerschaften angesehen. Vorauszahlungen zeigen das Engagement des Unternehmens und motivieren den Berater, sich intensiv mit der Unternehmenskultur und den spezifischen Anforderungen auseinanderzusetzen ^[8]. Die exklusive Zusammenarbeit verhindert zudem mögliche Imageschäden, die entstehen können, wenn mehrere Agenturen denselben Kandidaten kontaktieren.

Das erfolgsbasierte Recruiting wird dagegen oft als rein transaktional wahrgenommen ^[3]. Da Berater nur im Erfolgsfall bezahlt werden, besteht das Risiko, dass komplexe Suchen zugunsten einfacher Projekte vernachlässigt werden. Bashé Gast fasst zusammen:

„Das Retainer-Modell bietet Unternehmen nicht nur eine effizientere und gezieltere Zusammenarbeit, sondern schafft auch eine Grundlage für langfristigen Erfolg" ^[8].

Ein weiterer Aspekt sind die Kosten durch offene Stellen. Jede unbesetzte Position verursacht rund 0,5 % des Jahresgehalts pro Tag an entgangener Wertschöpfung ^[5]. Bei einem Gehalt von 80.000 € sind das etwa 300 € täglich. Durch die höhere Priorität, die Retainer-Modelle oft genießen, können kritische Rollen schneller besetzt werden – was wiederum zu erheblichen Einsparungen führt ^[5].

getexperts bietet eine interessante Kombination aus beiden Ansätzen: 100 % erfolgsbasierte Vergütung ohne Vorabkosten, verbunden mit der gründlichen Suche und persönlichen Betreuung eines Retainer-Modells. Diese Gegenüberstellung hilft Unternehmen, das richtige Modell für ihre spezifischen Anforderungen und ihre Branche zu wählen.

Das richtige Modell für IT-, Engineering- und B2B-Sales-Positionen wählen

Die Auswahl des passenden Modells für IT-, Engineering- und B2B-Sales-Positionen hängt entscheidend von der Wichtigkeit der Rolle, der Dringlichkeit der Besetzung und den verfügbaren internen Ressourcen ab. Auf dieser Grundlage können Sie Ihren Personalbedarf präzise bestimmen.

Ihren Personalbedarf richtig einschätzen

Als Faustregel gilt: Erfolgsbasierte Modelle eignen sich besonders für Positionen mit Gehältern unter 70.000 €, während Retainer-Modelle bei Gehältern ab 80.000 € die bessere Wahl darstellen ^[2]. Erfolgsbasierte Recruiter arbeiten oft mit bestehenden Datenbanken und Jobbörsen, während Retainer-Berater gezielt auf proaktive Direktansprache setzen, um auch Kandidat:innen zu erreichen, die nicht aktiv auf der Suche sind ^[2][4].

Gerade in den Bereichen IT und Engineering sind potenzielle Kandidat:innen oft nur kurz auf dem offenen Markt verfügbar. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, wechselwillige Fachkräfte anzusprechen, bevor sie aktiv nach neuen Stellen suchen. Dies erfordert häufig die gezielten Ressourcen eines Retainer-Modells oder die Expertise spezialisierter Headhunter ^[6].

Vertrauenssichernde Vertragsbestandteile

Sobald der Bedarf klar definiert ist, schaffen vertragliche Regelungen eine solide Vertrauensbasis. Eine Nachbesetzungsklausel – meist für 3 bis 6 Monate, in manchen Fällen bis zu 12 Monate – bietet die Sicherheit, dass der Berater bei einem Ausscheiden während der Probezeit kostenfrei nachbesetzt ^[5]. Bei erfolgsbasierten Modellen kann eine Exklusivitätsvereinbarung sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass die Suche priorisiert wird. So wird vermieden, dass der Auftrag als eines von vielen Projekten behandelt wird, was letztlich auch das Employer Branding schützt.

Retainer-Modelle arbeiten häufig mit Staffelzahlungen, um Vertrauen aufzubauen. Dabei ist es wichtig, klar festzulegen, wann Zahlungen fällig werden – etwa bei Vertragsunterzeichnung oder erst am ersten Arbeitstag.

Hybridansätze und das 360°‑Modell von getexperts

Hybridmodelle gewinnen immer mehr an Beliebtheit. Sie kombinieren eine moderate Startgebühr (zwischen 1.000 € und 3.000 €) mit einer reduzierten Erfolgsprovision. So wird das Risiko zwischen Unternehmen und Agentur fair verteilt ^[5]. Für Unternehmen mit kontinuierlichem Bedarf in Tech und Sales sind zudem Social-Recruiting-Ansätze ein wertvolles Werkzeug, um passiv suchende Kandidat:innen anzusprechen und gleichzeitig die Arbeitgebermarke langfristig zu stärken ^[5].

getexperts bietet eine Kombination aus den Stärken verschiedener Modelle: Als 360°-Personalberatung für IT, Engineering und B2B-Sales arbeiten wir vollständig erfolgsbasiert – Sie zahlen erst bei einer erfolgreichen Besetzung. Gleichzeitig profitieren Sie von der gründlichen Suche, der persönlichen Betreuung und der Transparenz eines Retainer-Modells. Unser Netzwerk mit über 4.000 Expert:innen ermöglicht es uns, innerhalb von 3-5 Tagen passende Profile zu liefern – von der Anforderungsanalyse bis hin zum Vertragsabschluss. Für besonders dringende Projekte bieten wir zudem unseren Contracting-Service an, der Freelancer:innen und Interim-Manager:innen mit einer Verfügbarkeit von 7 bis 14 Tagen vermittelt.

FAQs

Wie finde ich heraus, ob erfolgsbasiertes Recruiting oder ein Retainer-Modell besser zu meinem Unternehmen passt?

Beim erfolgsbasierten Recruiting zahlen Sie erst dann, wenn die offene Stelle tatsächlich besetzt ist. Dieses Modell eignet sich besonders, wenn Sie ein knappes Budget haben und keine Vorabkosten tragen möchten. Es ist vor allem für weniger spezialisierte oder standardisierte Positionen eine gute Wahl. Allerdings kann es sein, dass die Qualität der Kandidatensuche darunter leidet, da keine Exklusivität besteht und die Agentur möglicherweise weniger intensiv arbeitet.

Das Retainer-Modell funktioniert anders: Hier leisten Sie eine Vorauszahlung, oft in mehreren Teilbeträgen, und sichern sich damit eine exklusive Zusammenarbeit sowie eine strategische und gezielte Vorgehensweise. Dieses Modell passt besonders gut, wenn es um Führungs- oder Schlüsselpositionen geht, bei denen sowohl Qualität als auch Geschwindigkeit entscheidend sind. Durch die Vorauszahlung entsteht ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis, das das Engagement auf beiden Seiten stärkt.

Welche Option passt zu Ihnen? Wenn Sie Wert auf eine langfristige Partnerschaft und höchste Qualität legen, ist das Retainer-Modell die richtige Wahl. Möchten Sie jedoch das Risiko einer Vorabzahlung vermeiden, könnte ein erfolgsbasiertes Modell – wie das von getexperts – genau das Richtige sein: Sie zahlen erst nach erfolgreicher Besetzung. Besonders geeignet ist dieses Modell für Positionen in den Bereichen IT, Engineering und B2B-Sales.

Welche Risiken birgt das erfolgsbasierte Recruiting?

Das Modell des erfolgsbasierten Recruitings – bei dem die Vergütung nur bei einer erfolgreichen Stellenbesetzung erfolgt – bringt einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen im Blick behalten sollten.

Zum einen kann der Druck, schnell Ergebnisse zu liefern, dazu führen, dass die Qualität bei der Auswahl der Kandidat:innen leidet. Das Risiko von Fehlbesetzungen steigt dadurch, was auf lange Sicht nicht nur kostspielig, sondern auch ärgerlich sein kann. Zum anderen besteht die Gefahr, dass der Fokus mehr auf der schnellen Vermittlung als auf der idealen Passung liegt. Dies erschwert eine gründliche Analyse und eine passgenaue Abstimmung auf die Anforderungen der Stelle.

Zwar entfällt für Unternehmen das finanzielle Risiko bei einer Nicht-Besetzung, doch bleibt der Aufwand in Form von Zeit und Ressourcen bestehen, wenn eine Position länger unbesetzt bleibt. Anbieter wie getexperts begegnen diesen Herausforderungen, indem sie erfolgsbasierte Vergütung mit persönlicher Beratung kombinieren. Mit einem Netzwerk von über 4.000 vorqualifizierten Kandidat:innen sichern sie nicht nur Qualität, sondern auch Vertrauen in den gesamten Prozess.

Wann ist ein Retainer-Modell die beste Wahl für Ihr Recruiting?

Retainer-Modelle, auch bekannt als Retained Search, eignen sich hervorragend, wenn es darum geht, exklusive, komplexe oder zeitkritische Positionen zu besetzen. Die Vorauszahlung ermöglicht es der Personalberatung, ihre Ressourcen gezielt einzusetzen und sich voll und ganz auf die Suche zu konzentrieren. Besonders bei Führungs- und Spezialistenrollen oder Executive-Search-Aufträgen, bei denen Diskretion und ein breites Netzwerk unverzichtbar sind, erweist sich dieses Modell als äußerst effektiv.

Ein großer Pluspunkt dieses Ansatzes ist die Planbarkeit und Reduzierung von Risiken. Das Honorar wird häufig in mehreren Phasen gezahlt, beispielsweise bei Beginn des Projekts, nach der Präsentation geeigneter Kandidat:innen und beim Vertragsabschluss. So bleibt die Beratung über den gesamten Prozess hinweg engagiert, unabhängig davon, wie lange die Besetzung letztlich dauert. Das Modell bietet sich besonders an, wenn lange Vakanzzeiten hohe Kosten verursachen oder eine vertrauliche Nachfolgeregelung im Top-Management erforderlich ist.

Retainer-Modelle kommen oft bei hochdotierten Positionen zum Einsatz, da sie eine klare finanzielle Struktur bieten. Die Vorauszahlung deckt einen Teil der Kosten, während ein erfolgsabhängiger Anteil – in der Regel zwischen 15 % und 30 % des Bruttojahresgehalts – bei erfolgreicher Besetzung hinzukommt. Diese Kombination sorgt für eine qualitativ hochwertige Suche und eine verlässliche Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Personalberatung.